Le ruban remplace les menus
tels qu’ils apparaissaient dans les anciennes versions.
Le Ruban a été conçu pour
accélérer la recherche des commandes dont vous avez besoin pour effectuer une
tâche. Les commandes sont classées en groupes logiques, lesquels sont
regroupés dans des onglets. Chaque onglet a trait à un type d'activité (comme
l'écriture ou la mise en forme d'une page). Pour éviter l'encombrement,
certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont nécessaires. Par exemple,
l'onglet Outils Image apparaît uniquement lorsqu'une image est sélectionnée.
Chaque fichier Excel est
représenté par un classeur comportant par défaut 3 feuilles. C’est ce classeur
qui sera sauvegardé. Le nom et le nombre de feuilles qui le composent sont
variables
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Par défaut, les
feuilles du classeur porte le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un
nom plus explicite, on effectue un double clic sur l’onglet qui les
désigne. Il suffit alors de saisir le nouveau nom et de valider à l’aide
de la touche « Entrée » du clavier. |
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On effectue, sur le nom de
l’onglet à supprimer, un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on
choisi l’option « supprimer ».
On effectue un clic sur le
dernier onglet du classeur :
A l’aide de la souris, on
fait glisser l’onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position.
On effectue un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on
choisi l’option « déplacer ou copier ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre
:
On choisi le nom du
classeur vers lequel les feuilles doivent être déplacées ou copiées (ce
classeur doit être ouvert).
S’il s’agit d’effectuer une
copie de la feuille, on clique sur l’option « Créer une copie » pour
l’activer.
Une feuille de calcul Excel
est composée de colonnes (16 384) et de lignes (1 048 576).
L’intersection d’une ligne
et d’une colonne est appelée « Cellule ».
Pour saisir du texte ou des
nombres, il faut au préalable cliquer (sélectionner) une cellule de la feuille
de calcul.
Chaque cellule porte un
nom. Ce nom est le résultat du nom de la colonne combiné au numéro de la
ligne :
Pour valider votre saisie
vous devez appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier.
L’appui sur la touche
« Entrée » aura également pour effet de sélectionner la cellule immédiatement
en-dessous.
La saisie se fait « au
kilomètre » c'est-à-dire sans mise en forme de texte (gras, italique,
souligné,…) ou de nombre (séparateur des milliers,…).
La mise en forme se fait
ultérieurement grâce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.
Afin d'accélérer la mise en
forme d'un document, il est possible de sélectionner sen même temps plusieurs
cellules ou plages de cellules non contiguës.
Pour cela on procède de la
façon suivante:
On sélectionne une première
cellule ou plage de cellules.
On appuie ensuite sur la
touche Ctrl du clavier.
On maintient cette touche Ctrl enfoncée et on effectue les
autres sélections désirées, et ce, impérativement à la souris, en relâchant le
bouton gauche à chaque fin de sélection.
Quand toutes les sélections
sont terminées, on relâche la touche Ctrl.
Pour accélérer votre saisie, vous pouvez
recopier
le contenu et le format
d'une cellule vers une ou
plusieurs cellules situées soit à droite soit à gauche de celle-ci.
Exemple pour recopier
une
cellule dans des cellules vides se trouvant sur les lignes
suivantes :
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1)
Cliquez sur la cellule
à recopier,
2)
Cliquez sur la poignée
de recopie située dans l’angle inférieur droit de la cellule,
3)
Sans
relâcher le bouton droit de la souris, descendez pour recopier la cellule
sur la plage désirée. |
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L’utilisation de la poignée de recopie
permet également de créer des listes incrémentées.
Par exemple, les jours de la semaine.
Ecrivez « lundi » dans la cellule A1 et recopiez cette cellule vers le bas :
Même exemple avec des dates :
Même exemple avec des séries de
nombres (en sélectionnant 2 cellules) :
On distingue deux façons de procéder
répondant à deux types d'actions différents. Dans les deux cas, commencez par
sélectionner la cellule à modifier.
Réécrivez directement le nouveau contenu
qui va se substituer à l'ancien.
Validez à l’aide de la touche « Entrée »
du clavier.
Il est dans ce cas inutile de retaper tout
le contenu de la cellule. Intervenez alors directement dans la barre de
formule. Pour cela soit vous cliquez dans la barre de formule à l'aide de la
souris, soit vous appuyez sur la touche F2 du clavier.
Déplacez-vous ensuite dans la barre de
formule à l'aide des flèches du clavier, et effectuez les modifications
nécessaires.
Validez à l’aide de la touche « Entrée »
du clavier.
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Le presse-papiers est une zone mémoire
que l’on utilise pour effectuer des copier/ coller d’une partie de
document d’un endroit à l’autre de la feuille de calcul.
Pour copier ou couper une partie du
document il faut commencer par sélectionner la cellule (ou plage de
cellules) que vous désirez copier (ou couper) puis de cliquer sur l’outil
correspondant du menu Presse-papier.
Ensuite, vous sélectionnerez la
cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer un collage et vous
cliquerez sur l’outil « coller ».
Si vous ne souhaitez récupérer que la
mise en forme d’une cellule (sans son contenu texte ou formule) utiliser
l’outil de copie de la mise en forme.
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L’onglet Police vous permet de gérer
l’aspect des textes et nombres saisis dans les cellules ainsi que l’aspect
des cellules elles-mêmes (couleur, bordure).
Pour modifier l’aspect d’une cellule,
cliquez sur celle-ci et utilisez les outils à votre disposition.
Il existe plusieurs formes de
caractères sous
Windows et donc EXCEL. Chacune de ces polices présente des styles
différents (normal, gras, italique
, gras et italique)
ainsi que des tailles de caractères différentes. Afin d'agrémenter le
document on pourra choisir des polices différentes pour les titres, les
nombres
, etc.
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Toutes
les options de Police sont également disponibles dans une boîte de
dialogue qui s’ouvre en cliquant sur le bouton réservé à cet effet. |
