Le ruban remplace les menus
tels qu’ils apparaissaient dans les anciennes versions.
Le Ruban a été conçu pour
accélérer la recherche des commandes dont vous avez besoin pour effectuer une
tâche. Les commandes sont classées en groupes logiques, lesquels sont
regroupés dans des onglets. Chaque onglet a trait à un type d'activité (comme
l'écriture ou la mise en forme d'une page). Pour éviter l'encombrement,
certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont nécessaires. Par exemple,
l'onglet Outils Image apparaît uniquement lorsqu'une image est sélectionnée.
Chaque fichier Excel est
représenté par un classeur comportant par défaut 3 feuilles. C’est ce classeur
qui sera sauvegardé. Le nom et le nombre de feuilles qui le composent sont
variables
|
Par défaut, les
feuilles du classeur porte le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un
nom plus explicite, on effectue un double clic sur l’onglet qui les
désigne. Il suffit alors de saisir le nouveau nom et de valider à l’aide
de la touche « Entrée » du clavier. |
|
On effectue, sur le nom de
l’onglet à supprimer, un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on
choisi l’option « supprimer ».
On effectue un clic sur le
dernier onglet du classeur :
A l’aide de la souris, on
fait glisser l’onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position.
On effectue un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on
choisi l’option « déplacer ou copier ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre
:
On choisi le nom du
classeur vers lequel les feuilles doivent être déplacées ou copiées (ce
classeur doit être ouvert).
S’il s’agit d’effectuer une
copie de la feuille, on clique sur l’option « Créer une copie » pour
l’activer.
Une feuille de calcul Excel
est composée de colonnes (16 384) et de lignes (1 048 576).
L’intersection d’une ligne
et d’une colonne est appelée « Cellule ».
Pour saisir du texte ou des
nombres, il faut au préalable cliquer (sélectionner) une cellule de la feuille
de calcul.
Chaque cellule porte un
nom. Ce nom est le résultat du nom de la colonne combiné au numéro de la
ligne :
Pour valider votre saisie
vous devez appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier.
L’appui sur la touche
« Entrée » aura également pour effet de sélectionner la cellule immédiatement
en-dessous.
La saisie se fait « au
kilomètre » c'est-à-dire sans mise en forme de texte (gras, italique,
souligné,…) ou de nombre (séparateur des milliers,…).
La mise en forme se fait
ultérieurement grâce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.
Afin d'accélérer la mise en
forme d'un document, il est possible de sélectionner sen même temps plusieurs
cellules ou plages de cellules non contiguës.
Pour cela on procède de la
façon suivante:
On sélectionne une première
cellule ou plage de cellules.
On appuie ensuite sur la
touche Ctrl du clavier.
On maintient cette touche Ctrl enfoncée et on effectue les
autres sélections désirées, et ce, impérativement à la souris, en relâchant le
bouton gauche à chaque fin de sélection.
Quand toutes les sélections
sont terminées, on relâche la touche Ctrl.
Pour accélérer votre saisie, vous pouvez
recopier
le contenu et le format
d'une cellule vers une ou
plusieurs cellules situées soit à droite soit à gauche de celle-ci.
Exemple pour recopier
une
cellule dans des cellules vides se trouvant sur les lignes
suivantes :
|
1)
Cliquez sur la cellule
à recopier,
2)
Cliquez sur la poignée
de recopie située dans l’angle inférieur droit de la cellule,
3)
Sans
relâcher le bouton droit de la souris, descendez pour recopier la cellule
sur la plage désirée. |
 |
L’utilisation de la poignée de recopie
permet également de créer des listes incrémentées.
Par exemple, les jours de la semaine.
Ecrivez « lundi » dans la cellule A1 et recopiez cette cellule vers le bas :
Même exemple avec des dates :
Même exemple avec des séries de
nombres (en sélectionnant 2 cellules) :
On distingue deux façons de procéder
répondant à deux types d'actions différents. Dans les deux cas, commencez par
sélectionner la cellule à modifier.
Réécrivez directement le nouveau contenu
qui va se substituer à l'ancien.
Validez à l’aide de la touche « Entrée »
du clavier.
Il est dans ce cas inutile de retaper tout
le contenu de la cellule. Intervenez alors directement dans la barre de
formule. Pour cela soit vous cliquez dans la barre de formule à l'aide de la
souris, soit vous appuyez sur la touche F2 du clavier.
Déplacez-vous ensuite dans la barre de
formule à l'aide des flèches du clavier, et effectuez les modifications
nécessaires.
Validez à l’aide de la touche « Entrée »
du clavier.
|
Le presse-papiers est une zone mémoire
que l’on utilise pour effectuer des copier/ coller d’une partie de
document d’un endroit à l’autre de la feuille de calcul.
Pour copier ou couper une partie du
document il faut commencer par sélectionner la cellule (ou plage de
cellules) que vous désirez copier (ou couper) puis de cliquer sur l’outil
correspondant du menu Presse-papier.
Ensuite, vous sélectionnerez la
cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer un collage et vous
cliquerez sur l’outil « coller ».
Si vous ne souhaitez récupérer que la
mise en forme d’une cellule (sans son contenu texte ou formule) utiliser
l’outil de copie de la mise en forme.
|
 |
|
L’onglet Police vous permet de gérer
l’aspect des textes et nombres saisis dans les cellules ainsi que l’aspect
des cellules elles-mêmes (couleur, bordure).
Pour modifier l’aspect d’une cellule,
cliquez sur celle-ci et utilisez les outils à votre disposition.
Il existe plusieurs formes de
caractères sous
Windows et donc EXCEL. Chacune de ces polices présente des styles
différents (normal, gras, italique
, gras et italique)
ainsi que des tailles de caractères différentes. Afin d'agrémenter le
document on pourra choisir des polices différentes pour les titres, les
nombres
, etc.
|
 |
 |
Toutes
les options de Police sont également disponibles dans une boîte de
dialogue qui s’ouvre en cliquant sur le bouton réservé à cet effet. |
Pour mettre en évidence certaines zones de
votre tableau (en-tête, totaux,...) ou en occulter d'autres (zones
grisées,...), on peut colorer le fond des cellules avec des couleurs.
|
1)
Sélectionnez la cellule (ou sélectionnez la plage de cellules) désirée.
2)
Cliquez
sur l’outil correspondant.
En cliquant sur la flèche à droite de la zone « Couleur de
remplissage », on déroule la liste des couleurs disponibles. Il faut
choisir un motif clair pour des cellules contenant du texte.
Il est préférable de mettre en grasle
texte des cellules supportant un motif, même très clair. |
 |
Le quadrillage de la feuillede calcul EXCEL est fictif et ne sera pas imprimé. Si vous
souhaitez des bordures à vos tableaux, il est nécessaire de les ajouter à
l’aide de l’outil correspondant.
|
1)
Sélectionnez la cellule
(ou sélectionnez la plage de cellules) désirée.
2)
Cliquez
sur l’outil correspondant.
3)
Choisissez le type de
bordure que vous souhaitez utiliser.
Pour aller plus loin vous pouvez
ouvrir la boîte de dialogue « Bordure » en cliquant sur le bouton
correspondant puis sur l’onglet « Bordure » :
|
|
 |
Par défaut les alignements sont les
suivants :
Pour le texte :
Alignement sur le bord gauche de la cellule et sur
le bas des cellules
Pour les nombres: alignement
sur
le bord droit de la cellule
Il est possible de modifier ces
alignements
par défaut à l'aide des
outils
à disposition dans l’onglet « Alignement ».
|
Il est possible de
fusionner des cellules horizontalement ou verticalement. Cette option permet,
notamment, d’aligner les titres d’un tableau :
1)
Sélectionner, au clavier ou
à la souris, les cellules à fusionner,
2)
Cliquer sur l’outil
correspondant.
Par défaut, les nombres
sont en format
standard.
L’onglet Nombre permet de leur donner la présentation voulue. Le tableau
suivant récapitule les principaux formats à retenir :
Vous pouvez accéder à
d’autres formats en cliquant sur la ligne « Autres formats numériques »
|
Les dates dans EXCEL se
saisissent de la façon suivante : JJ/MM/AA.
On peut néanmoins les
présenter de différentes manières.
Pour modifier le format
de
la date,
on va utiliser, comme pour les nombres
,
l’onglet- nombres (voir ci-dessus). Vous pouvez choisir une « Date
courte » (soit par exemple 01/09/2007) ou « Date longue » (qui donnera
samedi 1 septembre 2007).
|
 |
|
Vous pouvez néanmoins
créer votre propre format de date.
1.
Ouvrez la boîte de
dialogue « Nombre » en cliquant sur le bouton de l’onglet,
2.
Cliquez sur la
catégorie « Personnalisée »
3.
Cliquez dans la zone
« Type »
4.
Saisissez votre format
de date (voir les formats ci-dessous)
En partant des exemples ci-dessus, il est évidemment
possible de créer le format
de
date
de votre choix.
|
 |
|
Vous
pouvez mettre en forme rapidement vos tableaux à l’aide de l’onglet
« Style ». |
|
Vous pouvez mettre en
évidence certaines données de vos tableaux à l’aide de la mise en forme
conditionnelle et, notamment, modifier l’aspect de vos cellules en fonction de
leur valeur.
Par exemple vous pouvez
affecter un motif aux cellules dont la valeur excède 100.
Vous pouvez mettre
rapidement votre tableau en forme à l’aide de l’outil « mise sous forme de
tableau.
Sélectionnez votre tableau
et cliquez sur l’outil.
Si votre tableau comporte
déjà des en têtes de colonnes, cochez l’option.
|
Remarque :
vous pouvez également sélectionner votre tableau au moment de l’ouverture
de la boîte de dialogue ci-dessus |
|
|
Outre l’aspect des
cellules, vous pouvez mettre rapidement en forme à la fois l’aspect et le
contenu des cellules à l’aide de l’outil « style de cellules ».
1.
Sélectionnez la plage
de cellules désirée et cliquez sur l’outil.
2.
Choisissez le style
désiré
Remarque :
le style apparaît immédiatement sur votre tableau afin de vous permettre
de visualiser l’aspect qu’il prendra en fonction de l’option choisie.
|
 |
|
L’onglet cellule va
vous permettre de gérer l’ajout ou la suppression de cellules, lignes et
colonnes.
Il va également vous
permettre de gérer la taille des lignes et colonnes, le nom des feuilles,
leur masquage et leur protection.
|
|
|
a)
Exemple
pour insérer
une
ligne
entière :
1.
Sélectionnez une cellule à l’endroit où la ligne
entière doit être
insérée.
2.
Cliquez
sur l’outil « Insérer » puis sur l’option
« Insérer des lignes
dans la feuille »
EXCEL insère une ligne
vide à
partir de votre sélection
.
Il
est bien entendu possible d’insérer
simultanément plusieurs lignes. Il suffit pour cela de sélectionner
plusieurs lignes avant d’utiliser l’outil « Insérer »
|
 |
|
b)
Exemple
pour insérer
une
colonne
entière :
1.
Sélectionnez une cellule à l’endroit où la ligne
entière doit être
insérée.
2.
Cliquez
sur l’outil « Insérer » puis sur l’option
« Insérer des colonnes
dans la feuille »
EXCEL insère une colonne
vide à
partir de votre sélection. Il
est bien entendu possible d’insérer
simultanément plusieurs colonnes
. Il
suffit pour cela de sélectionner plusieurs colonnes avant d’utiliser le
menu Insertion - colonne.
|
|
|
c)
Exemple
pour insérer
une ou plusieurs
cellules vides
1.
Sélectionnez une cellule (ou le nombre
de cellules) désiré à
l’endroit où les cellules doivent être insérée(s).
2.
Cliquez
sur l’outil « Insérer » puis sur l’option
« Insérer des
cellules »
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre Excel vous propose de
décaler les cellules sélectionnées afin de laisser la place aux cellules
vides à insérer.
Soit
vers la droite : les cellules
sélectionnées seront décalées vers la droite
Soit vers le bas : les
cellules sélectionnées seront décalées vers le bas
EXCEL insère le nombre
de
cellules sélectionnées à l’endroit de la sélection.
|
|
|
a)
Exemple
pour supprimer une ligne
entière :
1.
Sélectionnez une cellule de la ligne
devant être supprimée.
2.
Cliquez
sur l’outil « Supprimer » puis sur l’option
« Supprimer des lignes
dans la feuille »
EXCEL supprime la ligne
correspondant à votre sélection
.
Il
est bien entendu possible de supprimer simultanément plusieurs lignes. Il
suffit pour cela de sélectionner plusieurs lignes avant d’utiliser l’outil
« Supprimer »
|
 |
|
b)
Exemple
pour supprimer une colonne
entière :
1.
Sélectionnez une
cellule de la colonne devant être supprimée.
2.
Cliquez
sur l’outil « Supprimer » puis sur l’option
« Supprimer des
colonnes dans la feuille »
EXCEL supprime la colonne correspondant à votre sélection
.
Il
est bien entendu possible de supprimer simultanément plusieurs colonnes.
Il suffit pour cela de sélectionner plusieurs colonnes avant d’utiliser
l’outil « Supprimer »
|
 |
|
c)
Exemple pour supprimer
une ou plusieurs cellules vides
3.
Sélectionnez une cellule (ou le nombre
de cellules) que vous
désirez supprimer
4.
Cliquez
sur l’outil « Supprimer
» puis
sur l’option
« Supprimer les
cellules »
Dans la boîte de
dialogue qui s’ouvre Excel vous propose de décaler les cellules de votre
feuille qui viendront prendre la place des cellules supprimées.
Soit vers la gauche :
les cellules supprimées seront remplacées par les cellules auparavant à
droite ce celles-ci
Soit vers le haut : les
cellules supprimées seront remplacées par les cellules auparavant en
dessous ce celles-ci
C’est à l’aide de cet
outil que vous allez gérer la taille des lignes et colonnes, le nom des
feuilles, leur masquage et leur protection.
|
 |
Hauteurdes Lignes
|
La hauteur
des
lignes
est modifiable à l'aide
de l’outil Format
Pour modifier la hauteur
de la
(ou des) ligne(s)
sélectionnée(s), écrivez dans
la zone "Hauteur de ligne" le chiffre désiré.
|
 |
Les autres opérations possibles sur la largeur
des lignes
sont les suivantes :
 |
Pour
ajuster la hauteur
d'une
ligne
sur le
contenu d'une cellule, sélectionnez tout d'abord la cellule et utilisez
ensuite l’outil « Format
- Ajuster la hauteur de
ligne ». |
|
Vous pouvez également faire disparaître à l'écran et à
l'impression
une
ligne
en
utilisant l’outil « Format
-
Masquer & afficher – Masquer les lignes »
Vous les ferez ensuite réapparaître en en utilisant l’outil
« Format
- Masquer & afficher –
Afficher les lignes »
|
|
|
Il est également possible d'agir sur la hauteur
des
lignes
à l'aide
de la souris. Pour cela, amenez le curseur dans l'en-tête de ligne, sur le
trait qui sépare la ligne à modifier de la suivante :
Le curseur prend l'aspect d'une double flèche. Vous pouvez
alors agir sur la hauteur
de la
ligne
en
maintenant cliqué le bouton gauche de la souris et en la faisant glisser
vers le bas pour agrandir la ligne, vers le haut pour la réduire. La
nouvelle hauteur de la ligne s'inscrit alors dans la partie gauche de la
barre de formule.
Vous pouvez également ajuster la hauteur de la ligne sur son contenu le
plus large en opérant un double clic à cet endroit.
|
|
|
La largeur
des
colonnes
est
modifiable à l'aide de l’outil Format.
Pour modifier la largeur
de la
(ou des) colonne(s)
sélectionnée(s), écrivez dans la zone « Largeur de colonne » le chiffre
désiré.
|
 |
Les autres opérations possibles sur la largeur
des colonnes
sont les suivantes :
 |
Pour
ajuster la largeur
d'une
colonne
sur
le contenu d'une cellule, sélectionnez tout d'abord la cellule et utilisez
ensuite utilisez ensuite l’outil « Format
-
Ajuster la largeur de colonne ». |
|
Vous pouvez également faire disparaître à l'écran et à
l'impression
une
colonne
en
utilisant l’outil « Format
-
Masquer & afficher – Masquer les colonnes »
Vous les ferez ensuite réapparaître en en utilisant l’outil
« Format
-
Masquer & afficher – Afficher les colonnes »
|
|
 |
Vous pouvez aussi
définir
une nouvelle largeur
standard
pour les colonnes
en
modifiant le chiffre se trouvant dans la zone « Largeur standard ».
|
Il est également possible d'agir sur la largeur
des colonnes
à l'aide de la souris. Pour
cela, amenez le curseur dans l'en-tête de colonne, sur le trait qui sépare la
colonne à modifier de la suivante :
|
Le
curseur prend l'aspect d'une double flèche. Vous pouvez alors agir sur la
largeur
de la
colonne
en
maintenant cliqué le bouton gauche de la souris et en la faisant glisser à
droite pour agrandir la colonne, à gauche pour la réduire. La nouvelle
largeur de la colonne s'inscrit alors dans la partie gauche de la barre de
formule. Vous
pouvez également ajuster la largeur de la colonne sur son contenu le plus
large en opérant un double clic à cet endroit. |
 |
|
L’onglet « Edition » va vous permettre
de trier vos données, de les effacer, de les recopier de façon
incrémentée.
Cet onglet contient également un outil
de calcul. Son utilisation sera abordée dans le chapitre des formules de
calcul.
Cet outil va vous permettre de
recopier le contenu et le format d’une cellule dans n’importe quelle
direction. Cette recopie pourra être identique ou incrémentée selon
l’option choisie.
Sélectionnez la cellule à recopier
ainsi qu’une plage de cellule destinée à recevoir la recopie,
Cliquez sur l’outil et choisissez
l’option désirée.
|
|
En cas d'erreur, vous pouvez décider d'effacer
le contenu ou le format
d’une ou plusieurs
cellules. Cette opération peut être réalisée de deux façons différentes :
Effacer
uniquement le contenu de la (ou des) cellule(s)
Dans ce cas seul le contenu (texte
saisi, formule
de calcul) sera effacé.
1)
Sélectionnez
la (ou les) cellule(s) pour lesquelles
vous voulez effacer
le
contenu.
2)
Appuyez sur la touche « SUPPR »
du clavier.
Effacer
uniquement
le format
de la (ou des) cellule(s)
Dans ce cas seul le format
(motifs,
format des nombres,
encadrement
,...)
sera effacé.
1)
Sélectionnez la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer
le
format.
2)
Cliquez sur l’outil
Effacer
3)
Choisissez l’option
« Effacer les formats »
|
|
Effacer
tout (format
et formules)
de la (ou des) cellule(s)
Dans ce cas toute la (ou
les) cellules(s) sera effacé.
1)
Sélectionne
la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez tout effacer,
2)
Cliquez sur l’outil Effacer
3)
Choisissez l’option
« Effacer les tout »
|
Vous avez conçu, par exemple, un
tableau dans Excel comportant une liste de noms, prénoms et date d’entrée
dans l’entreprise.
Vous pouvez trier les données de ce
tableau en fonction du (ou des critères) désirés.
Pour ce faire, vous allez utiliser les
outils correspondants :
|
 |
|
1)
Cliquez sur une
cellule de la colonne comportant les dates d’entrée (cette
cellule doit comporter des données),
2)
Cliquez sur l’option « Trier
de A à Z » (tri croissant).
1)
Cliquez sur une
cellule de la colonne comportant les dates d’entrée (cette
cellule doit comporter des données),
|
|
C/
Si le tri porte sur 2 critères ou plus
|
Pour opérer un tri
alphabétique du tableau ci-dessus, vous allez être confronté au problème
d'homonymie de deux salariés. Si l’on effectue
un tri uniquement sur les noms de famille, VALOIR Alain restera
positionné sous VALOIR Julien.
Pour trier en même
temps sur le nom de famille et sur le prénom, vous devez utiliser l’option
« Tri personnalisé »
Vous disposez alors de plusieurs clés de tri
(ou
critères de tri) pour réorganiser votre tableau.
|
|
|
1.
Sélectionnez une
cellule du tableau à trier,
2.
Utilisez l’outil
« Trier et filtrer » option « Tri personnalisé »
3.
Cliquez dans la zone
« Trier par » et choisissez votre 1er critère de tri.
4.
Cliquez ensuite sur
« Ajouter un niveau » pour afficher un 2e critère de tri.
5.
Procédez de la même
manière autant de fois que nécessaire
6.
Validez avec le bouton
OK |
 |
Vous pouvez également trier
en fonction de l’aspect des cellules (couleur de fond, couleur de police,…)
|
1.
Sélectionnez une
cellule du tableau à trier,
2.
Utilisez l’outil
« Trier et filtrer » option « Tri personnalisé »
3.
Cliquez dans la zone
« Valeurs» et choisissez votre 1er critère de tri.
4.
Cliquez sur OK ou
éventuellement sur « Ajouter un niveau » pour afficher un 2e
critère de tri.
5.
Procédez de la même
manière autant de fois que nécessaire
6.
Validez avec le bouton
OK
|
 |
Pour obtenir un classement alphabétique dans l’exemple
ci-dessus, la première clé de tri
sera le nom de famille ; la
seconde le prénom.
Pour effectuer un tri sur
plusieurs critères :
1)
Cliquer sur une case
quelconque du tableau
2)
Utilisez l’outil « Trier et
filtrer » option « Tri personnalisé »
3)
Cliquez dans la zone
« Trier par» et choisissez votre 1er critère de tri (le nom)
4)
Cliquez sur « Ajouter un
niveau » pour afficher un 2e critère de tri.
5)
Cliquez dans la zone
« Trier par» et choisissez votre 2e critère de tri (le prénom)
6)
Validez avec le bouton OK
Pour obtenir le stock final
dans le tableau suivant, vous pouvez effectuer un calcul manuel. Ce calcul
sera le suivant :
15 + 8 - 4 = 19
Le nombre
19 ainsi obtenu sera
saisi dans la cellule D2.
Néanmoins, ce résultat ne se modifiera pas si l’un des nombres
(15, 8 ou 4) est modifié. Pour automatiser ce calcul, vous
allez construire une formule
dans la cellule
D2. Cette formule fera
référence aux cellules contenant
les nombres à utiliser et sera précédée du signe « = » pour qu’EXCEL comprenne qu’il s’agit d’une formule de calcul.
La formule
sera donc la suivante :
=A2+B2-C2
Attention, cette formule
ne doit comporter aucun espace entre les termes !
Les opérateurs utilisés
dans les calculs se trouvent sur le pavé numérique du clavier et sont les
suivants :
+
Addition
-
Soustraction
*
Multiplication
/
Division
Ù
Elever à la puissance
En l'absence de
parenthèses, EXCEL calcule en premier les multiplications et divisions, et
termine par les additions et soustractions. Si le calcul est présenté avec des
parenthèses, EXCEL effectue en premier le calcul à l'intérieur de celle-ci
avant de traiter les autres opérations
Exemple
:
2 X (3 + 4) = 14
(2 X 3) + 4 = 10
Cette fonction
permet d'obtenir automatiquement la somme
d'une plage de cellules
donnée.
|
1)
Sélectionnez la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la
formule
de
calcul)
2)
Cliquez
sur le bouton somme
automatique de la barre d'outils
3)
Choisissez « Somme »
4)
Dans la
barre de formule
s'affiche :
|
|
=SOMME(Début de la sélection
; Fin de la sélection)
Excel vous propose une
plage de cellules par défaut. Il est possible d'en changer en sélectionnant la
plage de cellules désirée à l'aide de la souris.
|
1)
Sélectionnez la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la
formule
de calcul) ainsi que
les cellules qui doivent être additionnées.
2)
Cliquez
sur le bouton somme
automatique de la barre d'outils
.
3)
Choisissez « Somme »
4)
Le résultat s’inscrit
automatiquement.
|
|
Pour additionner entre elles plusieurs cellules contiguës,
Utilisez la fonction
=SOMME()
d’EXCEL.
1)
Ecrivez dans
la cellule où doit apparaître le résultat : =somme(
2)
Sélectionnez ensuite à la
souris la plage de cellules à additionner.
3)
Validez avec
la touche Entrée
La fonction
renvoie
l’addition des sommes sélectionnées.
Vous pouvez demander à Excel de réagir différemment en fonction
du résultat d’un calcul
demandé.
Exemple :
Vous décidez d’élaborer une
facture. Vous souhaitez faire bénéficier à votre client d’une remise sur le
prix de vente. Cette remise sera de 5% du total hors taxes de la facture si ce
total inférieur à 1000 euros. Si le total hors taxes est supérieur ou égal à
1000 euros, le taux de la remise sera de 10% sur la totalité du montant.
Le document Excel se
présentera ainsi :
La formule
en D6, compare tout d’abord le résultat obtenu en D5 au nombre
1000.
Si
le montant en D5 est plus petit que 1000,
alors (symbolisé par le point
virgule) le résultat à afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multiplié par
5%.
Sinon
(symbolisé par le deuxième point virgule) c’est à dire si le montant en D5 est
égal ou plus grand que le nombre
1000, le résultat à
afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multiplié par 10 %
Dans une
formule
de calcul il est fait
référence, en général, à d'autres cellules. Par exemple, si vous voulez, dans
le tableau ci-dessous, obtenir un prix après remise, dans la cellule C6,
écrivez dans cette cellule la formule =B6*C2.
|
Excel raisonne sur les références
de
cellules utilisées. Pour lui,
B6 est la cellule qui se trouve sur la même ligne
et dans
la colonne de gauche par rapport à la cellule C6 où vous avez
construit la formule.
La référence utilisée est donc pour lui :
« LC(-1)»
qui veut dire : même Ligne «L», une Colonne à
gauche « C(-1) ». De même, la référence C2, est pour
lui L(-4)C qui veut dire quatre Lignes au-dessus «L(-4) »,
même Colonne «C»
Si vous recopiez cette formule
sur les
cellules C7 et C8, vous allez en fait recopier
non pas
la formule=B6*C2,
mais la formule
=LC(-1)*L(-4)C
|
|
Le résultat que vous
obtenez n’est évidemment pas satisfaisant.
En effet, si vous vous placez sur la cellule C8, vous
pourrez lire dans la barre de formule
le calcul suivant :
=B8*C4.
B8
est la cellule contenant le prix unitaire voulu, mais C4 ne contient
pas le taux de remise mais un texte
.
Ceci
s’est produit car la formule
recopiée en C8 est celle
construite en C6, c’est à dire : LC(-1)*L(-4)C.
Par rapport à C8, LC(-1) se trouve être la
cellule B8. Cette référence est correcte. Mais, par rapport à C8,
L(-4)C se trouve être la cellule C4. Or, la cellule
contenant le taux de remise est la cellule C2. Notre calcul est donc
faux. On dit alors qu’Excel
travaille en fonction
de références
relatives.
Si Vous voulez que la référence à la cellule C2 demeure
lors d’une recopie de la formule
de
calcul, il faut neutraliser ce principe de référence relative
. Pour cela, lors de la construction de la formule =B6*C2,
il faut rendre la référence C absolue.
a)
Dans la
barre de formule
sélectionner C2
b)
Appuyez sur
la touche F4
c)
Constatez le
résultat dans la barre de formule
. On obtient
=B6*$C$2. La cellule C2 est devenue une référence
absolue. Les symboles $ (dollars) vont figer la référence.
Si vous recopiez la formule
vers le bas
en C7 et C8, vous obtiendrez :
En C7 :
=B7*$C$2
En C8 : =B8*$C$2
Les symboles « $ » peuvent
être également ajoutés au clavier.
Dans une formule vous
utilisez, en principe, le nom par défaut des cellules (A1, H25, B14, etc.).
Vous pouvez toutefois renommer les cellules. En reprenant
l’exemple précédent, vous pouvez renommer la cellule C2 afin de
l’utiliser ensuite dans les calculs.
Par exemple, vous allez
renommer la cellule C2 et lui donner le nom « Taux_remise ».
Pour cela,
Ø
sélectionnez la cellule
C2 (son nom apparaît dans la « zone nom » à gauche de la barre de
formule),
Ø
cliquez dans cette zone,
Ø
écrivez le nom désiré
(attention, pas d’espaces ni de caractères spéciaux tels que : / , . ; etc.)
Ø
validez avec la touche « Entrée »
|
Avant :
 |
Après :
 |
A présent, toujours en
reprenant l’exemple précédent, la formule de calcul pour la remise sera :
En C6
: B6*Taux_remise
Il vous sera ensuite
possible de recopier cette cellule vers le bas qui deviendra en C8 :
=B8*Taux_remise
Pour obtenir la moyenne de plusieurs cellules contiguës,
Utilisez la fonction
=MOYENNE() d’EXCEL.
1)
Ecrivez dans
la cellule où doit apparaître le résultat : =moyenne(
2)
Sélectionnez ensuite à la
souris la plage de cellules désirée
3)
Validez avec la touche
Entrée.
La fonction
renvoie la moyenne des sommes sélectionnées
Pour obtenir le plus grand nombre
contenu dans des cellules différentes, vous pouvez utilisez la
fonction
=MAX()
d’EXCEL.
1)
Ecrivez dans
la cellule où doit apparaître le résultat : =max(
2)
Sélectionnez ensuite à la
souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la
touche Ctrl enfoncée) désirée.
3)
Validez avec
la touche Entrée
La fonction
renvoie la valeur la plus élevée
Pour obtenir le plus petit nombre
contenu dans des cellules différentes, vous pouvez utilisez la
fonction
=MIN() d’EXCEL.
1)
Ecrivez dans
la cellule où doit apparaître le résultat : =min(
2)
Sélectionnez ensuite à la
souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la
touche Ctrl enfoncée) désirée.
3)
Validez avec
la touche Entrée
La fonction
renvoie la valeur la moins élevée
|
NB : Ces trois fonctions s’obtiennent
également à partir de l’outil « Somme »
1)
Sélectionnez à la
souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant
la touche Ctrl enfoncée)
désirée.
2)
Déroulez sur l’outil
« Somme »
3)
Choisissez l’option désirée
|
|
|
Il est
indispensable, avant d'imprimer, de vérifier l'aspect final du document
que vous venez de créer. Cette vérification s'obtient Bouton Office.
|
 |
L'écran suivant apparaît :
Le nombre
total de pages, que
comporte le document, s'affiche en bas à gauche de l'écran dans la barre
d'état.
Le curseur est remplacé dans l'aperçu par une loupe. Cette
loupe remplace l’onglet ZOOM.
Pour agrandir une partie de l'aperçu, amenez le curseur à l'endroit désiré et
cliquez sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir à l'aperçu normal,
cliquez de nouveau sur le bouton gauche de la souris. La loupe est plus
précise que le bouton ZOOM.
Si l'aperçu ne s'avère pas concluant, il faut modifier le
document (onglet Fermer l’aperçu) ou préparer la mise en page
(onglet Mise en page).
|
La mise
en page
du document peut
s'obtenir à l'aide de l’onglet « Mise en page » de l'aperçu.
|
|
Egalement disponible dans
le Ruban « Mise en page »
L’onglet page
présente les paramétrages suivants :
Orientation
 |
Le document peut être orienté de deux façons au moment de
l'impression
:
·
En
portrait
, c'est
à dire à la française, le papier sera lisible verticalement.
·
En
paysage,
c'est à dire à l'italienne, le papier sera lisible horizontalement.
Si la taille du tableau réalisée est trop importante ou au
contraire trop petite, vous pouvez à volonté, réduire ou agrandir celui-ci
en modifiant la valeur par défaut (100%) dans la zone correspondante.
Attention, veillez à ne pas trop agrandir un tableau au risque de le voir
s'imprimer sur deux pages. A vérifier dans l'aperçu avant impression.
Vus disposez également d'un ajustement automatique d'un
tableau trop grand aux dimensions de la feuille.
Cliquez alors sur l'option "Ajuster".
|
Egalement disponible dans
le Ruban « Mise en page »
L’onglet
page
présente les paramétrages suivants :
Marges
du document
 |
Les
marges de la feuille
représentent la zone dans laquelle le document sera imprimé. Plus les
marges seront petites, plus l'espace réservé au document sera important.
Les marges seront donc réduites dans le cas où le tableau à imprimer est
d'une taille importante. Attention, les imprimantes exigent une marge
minimale sur les quatre cotés de la feuille. Il faut donc éviter de mettre
les marges à zéro. Attention également à ne pas recouvrir l’emplacement de
l’en-tête et du pied de page
éventuels (voir
ci-dessous).Marges d’en-tête
et pied de page
Les marges de d’en-tête et pied de page
représentent la zone
dans laquelle ceux-ci seront imprimés. Plus les marges seront petites,
plus l'espace réservé à l’en-tête ou au pied de page sera faible. Les
marges seront donc réduites dans le cas où les marges du document auront
été elles-mêmes réduites. Attention, les imprimantes exigent une marge
minimale sur les quatre cotés de la feuille. Il faut donc éviter de mettre
les marges à zéro. |
Centrage automatique
Vous pouvez demander à EXCEL de centrer
automatiquement le tableau à l'intérieur de la page
(et
plus précisément à l'intérieur des marges choisies, voir ci-dessus). Pour
obtenir le centrage désiré, on clique sur l'option correspondante. Le centrage
peut être demandé :
·
Horizontalement, c'est à dire par rapport aux bords droits et gauches de la
feuille.
·
Verticalement, c'est à dire par rapports aux bords supérieurs et inférieurs de
la feuille.
·
Soit les deux à la fois.
L’aperçu disponible dans la
boîte de dialogue vous permet de vous rendre compte des ajustements opérés.
Mise en
page- onglet En-tête/Pied de page
L’onglet page
présente les paramétrages suivants :
L’en-tête et le pied de page possèdent des caractéristiques
identiques et fonctionnent donc de la même façon. Le contenu de l'en-tête et
du pied de page
s'inscrira à l'intérieur des marges supérieures et inférieures. Il faut donc
veiller à ce que ces marges aient une taille suffisante.
Vous disposez d’un certain
nombre d’en-têtes ou pieds de pages préprogrammés que vous obtenez en
déroulant la liste à l’aide de la flèche a droite de chaque zone.
En-tête et pieds
de pages personnalisés
|
Vous pouvez créer votre propre en-tête ou pied de page
en utilisant les boutons suivants :
En cliquant sur le bouton
 ou
 ,
vous obtenez la même boîte de dialogue :
|
 |
Chaque section fonctionne
comme un traitement de texte.
Vous pouvez saisir du texte dans la section de votre choix. Le retour à la
ligne
s'obtient à l'aide de la touche Entrée.
Sur le document, le texte
saisi dans les sections se présentera comme suit :
|
Section gauche |
le texte
est aligné sur le bord gauche de la feuille |
|
Section centre |
le texte
est centré par rapport aux bords droit et gauche de la
feuille |
|
Section droite |
le texte
est aligné sur le bord gauche de la feuille |
Vous pouvez modifier la police
de caractères
de tout ou partie du texte
saisi dans
les sections en sélectionnant le texte désiré puis en cliquant
sur le bouton
.
La boîte de dialogue qui s'ouvre vous permet de choisir la police désirée.
Les autres boutons à disposition au dessus des sections vous
permettent d'utiliser des variables, c'est à dire des codes qui vous
permettront d'imprimer sur le document des informations variables (numéro de
la page
imprimée,
date
du
jour, nom du document, etc.). Ces codes sont les suivants :
|
Bouton |
Code utilisé |
Résultat à
l'impression |
|
 |
&[Page] |
Numéro de la page
imprimée |
|
 |
&[Pages] |
Nombre
total de page
que comporte le
document |
|
 |
&[Date] |
Date
du jour où le
document est imprimé |
|
 |
&[Heure] |
Heure à laquelle le document est imprimé |
|
 |
&[Chemin
d'accès]&[Fichier] |
Emplacement du fichier |
|
 |
&[Fichier] |
Nom du document imprimé |
|
 |
&[Onglet] |
Nom de la feuille
imprimée |
|
  |
|
Insérer une image |
Ces codes peuvent être combinés avec du texte
saisi au clavier. Par exemple :
Pour obtenir, dans un document de deux pages, le texte
"Page
1 sur 2" sur la première page et "Page 2 sur 2" sur la deuxième, écrivez dans
la section désirée :
Page
&[Page] sur &[Pages]
Egalement disponible dans
le Ruban « Mise en page »
L’onglet page
présente
les paramétrages suivants :
 |
En
cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite
définir à la souris la zone de la feuille
de calcul que vous désirez voir s’imprimer. Cette fonction
est utile pour exclure de l’impression
une partie de votre feuille de calcul sans avoir à masquer
les lignes
ou colonnes
non désirées.
Impressiondes titres
En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous
pouvez ensuite définir à la souris les lignes
ou colonnes
de votre feuille
de calcul qui devront être automatiquement répétées sur
chaque début de page
à l’impression
(par exemple les en-têtes de lignes ou de colonne d’un tableau s’imprimant
sur plusieurs pages).
|
Quadrillage
Le quadrillage
fictif de la feuille
de calcul ne s'imprime pas. Pour demander son impression,
il
faut cliquer sur l'option « quadrillage ».
Ordre des pages
|
Si vous désirez demander la numérotation des pages d'un
document important, le sens de l'impression
aura une importance.
Par défaut, l'impression se
fera verticalement c'est à dire vers le bas puis vers la droite :
|
Vous pouvez choisir une impression qui
commencera vers la droite puis vers le bas :
 |
L'impression
s'obtient,
|
soit à partir de l'aperçu avant impression en cliquant sur
l’option "Imprimer"
,
 |
soit par le bouton
« Office » puis « Imprimer »
 |
Dans les deux cas la boîte de dialogue suivante s'ouvre :
Les renseignements importants sont les
suivants :
 |
Par défaut, tout le document sera imprimé. Vous possédez
néanmoins la possibilité de n'imprimer qu'une fourchette de pages sur la
totalité. Dans ce cas choisissez l'option « Page(s) » en précisant le
numéro de la première et de la dernière page
à imprimer.
Par défaut, un seul exemplaire du document sera imprimé. Si
vous désirez en imprimer davantage, écrivez le nombre
désiré dans la zone
"Nombre de copies"
|
Par défaut seule la feuille
active sera imprimée, et ce, en totalité. Il vous est néanmoins possible de
faire un autre choix :
·
Sélection
: n’imprime que la plage de cellules préalablement définie à la
souris avant de demander l’impression.
Cette commande peut se substituer à la notion de zone d’impression.
·
Feuilles sélectionnées :
seront imprimées les feuilles dont les onglets auront été sélectionnés
·
Classeur entier : permet
d’imprimer la totalité des feuilles du classeur.
Vous disposez d'un bouton "Aperçu" qui vous permettra d'accéder
à l'aperçu avant impression
.
