Excel par l'exemple Débuter et progresser sur Microsoft Excel à l'aide d'exercices aidés et corrigés, de guides pratiques, de trucs et astuces, d'un forum utilisateurs, etc. EXCEL 2007 - Niveau 2

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TABLE DES MATIERES

INSERER DES OBJETS - LE RUBAN INSERTION

TABLEAUX

Les tableaux croisés dynamiques
Création d’un tableau croisé
Comparer des valeurs entre elles
Comparer des valeurs avec le total
Ajouter un champ calculé
Ajouter une flèche
Incorporer une zone de texte

LES GRAPHIQUES

Document de départ
Mettre en page le graphique dans la feuille de calcul
Modifier le graphique à l’aide de l’assistant
Ajouter une série de données

INSERER DES IMAGES

Insérer des images à partir d’un fichier connu
Insérer des images à partir d’une bibliothèque
Traitement de l’image insérée

Insérer des liens hypertextes

TRAITEZ VOS DONNEES – LE RUBAN DONNEES

Liaison entre feuilles de calcul

Consolider des tableaux
Consolidation à l’aide d’une formule de calcul
Consolidation par l’outil consolider

LE MODE PLAN

Travailler en mode plan
Création d’un plan
Utiliser le mode plan

GERER VOTRE DOCUMENT - LE RUBAN REVISION

Protection des documents

Protection des cellules
Protection de certaines cellules d’une feuille de calcul
Utilisation d’une feuille de calcul partiellement protégée
Protection du classeur

LES TABLEAUX

Les tableaux croisés dynamiques

La création d’un tableau croisé dynamique est assistée par Excel. A partir d’une liste d’éléments contenus dans une liste, vous allez pouvoir obtenir des informations croisant plusieurs critères.

Par exemple, prenons la liste ci-dessous. Elle représente le nombre de véhicule d’occasion vendus au cours d’un semestre. Ces véhicules sont classés par marque, par vendeur et par type de carburant.

Création d’un tableau croisé

Exemple 1 :  Le nombre de véhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur.

Pour créer un tableau croisé,

cliquez sur le bouton « OK »

A l’aide de la souris vous allez faire glisser les étiquettes de champs de la liste vers les emplacements désirés dans le futur tableau.

Pour obtenir le nombre de véhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur, faites glisser les noms de champs vers les emplacements voulus à savoir :

Le champ « carburant » en étiquette de colonne

Le champ « vendeur » en étiquette de ligne

Et le champ « nombre » en zone « Valeurs ».

Le résultat obtenu est le suivant :

Autre exemple, pour chaque marque le nombre de véhicules vendus par type de carburant et par vendeur.

Comparer des valeurs entre elles

A partir d'un tableau réalisé, il est possible d'obtenir autre chose qu'une somme (ici la somme des véhicules vendus). Par exemple, il est possible d'obtenir un comparatif en pourcentage des ventes de véhicules diesel par rapport aux véhicules essence.

Reprenez le 1er tableau :

Comparer des valeurs avec le total

Reprenez le 2e tableau :

Vous obtenez ainsi le pourcentage que représente chaque vente de véhicule par vendeur et par marque par rapport au total des véhicules vendus.

Ajouter un champ calculé

A partir d'un tableau existant, il est possible de faire des projections. Par exemple, complétez le tableau des ventes de véhicules, par vendeur et par type de carburant, en ajoutant une colonne tenant compte d'une progression des ventes de 15%.

2/ dans la boîte de dialogue :

Vous obtenez résultat suivant  (après mise en forme des nombres à 2 décimales) :

Ajouter une flèche

Afin de mettre en évidence des zones du graphique (série la plus faible ou la plus forte), vous pouvez les désigner à l’aide d’une flèche.

Affichez la barre d’outils « dessin ».

cliquez sur l’outil flèche.

la souris prend la forme d’une croix. Tracez la flèche en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.

Pour modifier la flèche, déplacez les petits ronds blancs aux extrémités en les faisant glisser à l’aide de la souris.

Vous pouvez modifier

l’aspect de la flèche à l’aide du menu Format - Forme automatique.

Incorporer une zone de texte

Vous pouvez saisir du texte dans Excel dans les mêmes conditions que dans un traitement de texte classique. Pour cela, le texte devra être écrit dans une zone spécifique créée à l’aide d’un outil. Cette zone sera un objet de la feuille de calcul et réagira, en termes de déplacement, de taille et mise en forme, comme un graphique incorporé.

Cliquez  sur l’outil de la barre d’outils dessin

Amenez le pointeur de la souris (qui a pris la forme d’une petite croix fine) à l’endroit désiré de la feuille de calcul.

Cliquez sur le bouton gauche de la souris et, sans le relâcher, faites glisser la souris. Un cadre se dessine.

Lâchez le bouton

 gauche de la souris. Un curseur apparaît dans le cadre

qui vient de se créer.

Saisissez le texte

désiré.

Le texte

saisi à l’intérieur de ce cadre

est utilisable comme dans un traitement de texte. On peut donc intervenir pour modifier la police de caractères

d’un ou plusieurs mots.

Pour modifier la taille ou déplacer cette zone de texte, procédez comme pour les autres objets de la feuille de calcul

LES GRAPHIQUES 

Document de départ

Un graphique est toujours créé à partir d’un tableau réalisé sur une feuille de calcul Excel.

Vous allez concevoir un graphique à partir du tableau ci-dessous :

Pour construire un graphique, il vous suffit de cliquer sur l’une quelconque des cellules du tableau contenant les données à prendre en compte.

Il est cependant possible de ne sélectionner qu’une partie des données si le graphique ne doit porter que sur celles-ci (notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et /ou les colonnes de total.

Pour éviter d’avoir des échelles trop importantes, il est préférable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignes de totaux, sauf nécessité absolue.

Dans notre exemple, la plage de cellules à sélectionner sera : A3:D7

Création d’un graphique

Le graphique sera créé sur la feuille contenant déjà le tableau (ou sur une autre feuille du classeur) par l’intermédiaire de l’onglet graphique. Le graphique ainsi créé sera un objet de la feuille de calcul sur laquelle il apparaîtra.

Pour le 1^er exemple vous allez construire un graphique en colonnes (histogramme).

Sélectionnez la plage de cellules A3 :D7 de votre tableau (voir page précédente).

Cliquez sur l’outil ‘colonne’  (voir schéma ci-dessous).

Excel vous propose de choisir le type d’apparence de votre graphique

Votre graphique apparaît immédiatement sur votre feuille.

Vous pouvez  à présent en améliorer la présentation.

De la même manière, tous les éléments du graphique (axes, barres, fond, …) sont modifiables.

Mettre en page le graphique dans la feuille de calcul

Déplacer le graphique

Sélectionnez le graphique à déplacer en cliquant dessus

Amenez le pointeur de la souris sur le graphique. Le pointeur se transforme en flèche.

Faites glisser le graphique en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.

Modifier la taille de l’objet graphique

Sélectionnez le graphique en cliquant dessus

Amenez le pointeur de la souris sur un des carrés entourant le graphique. Le pointeur se transforme en double flèche.

Faites glisser le carré en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.

Supprimer le graphique

Sélectionnez le graphique à supprimer en cliquant dessus

Utilisez le menu Edition - effacer - tout. (ou touche Suppr.)

Modifier le graphique à l’aide de l’assistant

Vous pouvez modifier tous les paramètres du graphique à l’aide de l’assistant graphique. Vous repasserez par toutes les étapes de la conception du graphique et pourrez modifier n'importe quelle option.

Sélectionnez l’objet graphique en cliquant dessus

Lancez l’assistant en cliquant sur l’outil désiré

Ajouter une série de données

Si le tableau d’origine s’est étoffé d’une colonne supplémentaire (4ème trimestre par exemple), vous pouvez ajouter ces données dans le graphique  :

Ajouter une série par copier/coller

Dans le tableau d’origine sélectionner la série de données avec son en-tête de colonne.

Cliquez sur la sélection avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option « copier »

Cliquez sur le graphique avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option « coller »

La nouvelle série s’est positionnée à la suite des précédentes.

Ajouter une série à l’aide de l’assistant

LES IMAGES

Insérer des images à partir d’un fichier connu.

Insérer des images à partir d’une bibliothèque.

Traitement de l’image insérée

L’image insérée peut être déplacée à l’aide de la souris,

Elle peut être redimensionnée en agissant sur les angles avec la souris (comme pour redimensionner une fenêtre quelconque),

Lorsque vous cliquez sur l’image,  apparaît le Ruban « Outils Image ».

A l’aide des outils de ce Ruban vous pouvez modifier votre, sa bordure, sa couleur de fond, sa luminosité, son contraste, rogner son contour, (etc.).

Ce Ruban disparaît lorsque vous cliquez en dehors de l’image.

 LIENS HYPERTEXTE

Vous pouvez insérer des liens hypertexte sur des images, graphiques ou simplement texte saisi dans vos cellules. Le lien hypertexte peut renvoyer vers une cellule du classeur, vers un autre fichier ou vers un site internet.

Utilisez la rubrique qui correspond à la cible du lien que vous désirez insérer :

LIAISONS ENTRE FEUILLES DE CALCUL

Pour obtenir sur une feuille de calcul des résultats utilisant des nombres saisis sur d’autres feuilles de calcul on va simplement construire une formule de calcul.

D’après l’exemple ci-dessus, on va construire une formule de calcul permettant de totaliser dans le tableau « Synthèse » les chiffres des usines 1 et 2.

Il n’est pas indispensable d’avoir construit ces tableaux par l’intermédiaire du groupe  de travail pour pouvoir réaliser la formule de calcul. De même, l’emplacement des tableaux dans la feuille de calcul ne doit pas obligatoirement être la même.

Après saisie les tableaux se présentent sous la forme suivante :

Feuille de calcul nommée Usine 1 :

Feuille de calcul nommée Usine 2 :

Feuille de calcul nommée Synthèse :

Vous allez totaliser sur la feuille « Synthèse » les ventes de janvier pour les deux usines. Vous allez procéder comme suit :

Sélectionnez la cellule où devra apparaître le résultat. Il s’agit de la cellule C3 de la feuille  « Synthèse ».

Ecrivez au clavier le signe « = ». Celui-ci s’affiche dans la barre de formule.

Cliquez sur l’onglet de la feuille « Usine 1 ». Celle-ci s’affiche à l’écran.

A l’aide de la souris, cliquez sur la cellule contenant les ventes de janvier pour l’usine 1. Il s’agit ici de la cellule C3.

Dans la barre de formule s’inscrit :

=USINE 1!C3

Excel indique le nom de la feuille de calcul et celui de la cellule auquel on désire se référer. Remarquez qu’il s’agit d’une référence relative (voir Excel 1).

Poursuivez la construction de la formule en tapant le signe « + ».

Cliquez sur l’onglet de la feuille « Usine 2 ». Celle-ci s’affiche à l’écran.

A l’aide de la souris, cliquez sur la cellule contenant les ventes de janvier pour l’usine 2. Il s’agit ici de la cellule C3.

Dans la barre de formule s’inscrit :

=USINE 1!C3+ USINE 2!C3

Terminez la formule en appuyant sur la touche Entrée.

Ce calcul est dynamique, c’est à dire que les modifications qui seraient apportées dans la feuille Usine 1 ou Usine 2, seraient automatiquement répercutées sur la feuille Synthèse.

Toutes les formules de calcul d’Excel peuvent être utilisées selon ce principe (somme, moyenne, max, etc.).

CONSOLIDER DES TABLEAUX 

Un moyen plus simple et plus rapide permet de totaliser dans un tableau de synthèse des nombres contenus dans d’autres tableaux.

D’après l’exemple ci-dessous, vous allez consolider dans le tableau « Synthèse » les chiffres des usines 1 et 2.

Après saisie les tableaux se présentent sous la forme suivante :

Feuille de calcul nommée Usine 1 :

Feuille de calcul nommée Usine 2 :

Feuille de calcul nommée Synthèse :

Il s'agit à présent de consolider les données des deux feuilles "Usine 1" et "Usine 2" dans la feuille "Synthèse".

Consolidation à l’aide d’une formule de calcul

Dans cette méthode, l’emplacement des tableaux dans les différentes feuilles de calcul à consolider doit  être obligatoirement le même. De plus, les feuilles à consolider doivent se suivre dans le classeur.

La méthode de consolidation est la suivante :

Sélectionnez dans la feuille « Synthèse », la cellule où la formule  de calcul doit être construite (par exemple C3 « ventes de janvier).

Cliquez sur l’outil somme automatique  du Ruban Accueil.

Parmi les onglets du classeur, cliquez sur celui de la première feuille à consolider.

Sur la feuille (dans notre cas usine 1) cliquez sur la cellule C3 contenant les ventes de janvier.

Puis, en maintenant la touche  (shift ou verrouillage temporaire des majuscules) enfoncée, cliquez sur l’onglet de la dernière feuille  à consolider (dans notre exemple usine 2).

Validez en appuyant sur la touche .

Dans la barre de formule apparaît alors :

=SOMME('Usine 1:Usine 2'!C3)

Cette formule permet d’additionner toutes les cellules C3 des feuilles de calculs dont les onglets se trouvent entre la feuille usine 1 et la feuille usine 2 (celles-ci incluses)

Cette formule utilise des références relatives (voir Excel niveau 1). Il est donc possible de recopier cette formule sur les autres cellules du tableau.

L’emplacement des tableaux dans les différentes feuilles de calcul à consolider   doit être obligatoirement le même. De plus, les feuilles à consolider doivent se suivre dans le classeur. La feuille de synthèse ne doit pas se trouver au milieu des feuilles à consolider dans le classeur. L’emplacement de la formule de calcul dans le tableau de synthèse n’a pas d’importance.

Consolidation par l’outil consolider

Dans cette méthode, l’emplacement des tableaux dans les différentes feuilles de calcul à consolider ne doit pas être obligatoirement le même. De plus, l’ordre des feuilles à consolider dans le classeur n’a pas d’importance.

Dans l’exemple qui va suivre, le tableau de synthèse sera construit automatiquement. Il n’est donc pas nécessaire d’en élaborer la mise en forme à l’avance comme dans la méthode précédente. Vous pouvez donc vous positionner dans une feuille vierge

La méthode de consolidation est la suivante :

Par défaut c'est la fonction "SOMME" qui est sélectionnée dans la zone "Fonction". Il existe d’autres fonctions comme par exemple moyenne, max, min, ecart-type, etc.

En bas à gauche de la boîte de dialogue, les étiquettes « Ligne du haut » et « Colonne de gauche » sont inactives. Si on coche ces deux cases, le tableau sera construit avec le nom des colonnes (ici les mois) et le nom des lignes (ici les différents articles).

Cliquez dans une cellule quelconque de la feuille « Usine 1 » pour la rendre active.

Sélectionnez à présent la plage de cellule B2:D5 comprenant les données de la feuille « Usine 1 » à consolider dans la feuille « Synthèse », ainsi que les titres de lignes et de colonnes.

Dans la zone référence de la boîte de dialogue s'affiche alors :

Cliquez sur le bouton   pour valider. La zone choisie devient une « source » d’information de la feuille « Synthèse ». Elle s’ajoute dans le cadre « Références source ».

Répétez l'opération pour la feuille "Usine 2".

Cliquez dans une cellule quelconque de la feuille « Usine 2 » pour la rendre active.

Sélectionnez à présent la plage de cellule B2:D5 contenant les données de la feuille « Usine 2 » à consolider dans la feuille « Synthèse», ainsi que les titres de lignes et de colonnes. Il est intéressant de noter que la zone sélectionnée dans la feuille « usine 1 » est proposée par défaut.

Dans la zone référence de la boîte de dialogue s'affiche alors :

Cliquez sur le bouton   pour valider. La zone choisie devient une « source » d’information de la feuille « Synthèse ». Elle s’ajoute dans le cadre « Références source ».

IMPORTANT :

1/ Avant de quitter la boîte de dialogue, il faut mettre une croix dans l'option « Lier aux données source » si vous désirez créer un lien dynamique entre la source et la feuille de synthèse. Attention, la création d’un lien dynamique va alourdir votre fichier. Il est parfois préférable de recommencer la consolidation pour mettre à jour les tableaux de grande taille.

2/ Cochez les cases « Lignes du Haut » et/ ou « Colonne de gauche » si vous avez inclus dans votre sélection les en têtes de colonnes et/ ou les en têtes de ligne.

Pour rendre le tableau dynamique

Pour construire le tableau avec les en têtes de ligne et de colonne

Valider avec le bouton

Si vous demandez un lien dynamique, la feuille  « Synthèse » apparaît alors en mode plan.

LE MODE PLAN 

Travailler en mode plan

Le mode plan permet d’occulter, dans une feuille de calcul, les lignes ou les colonnes que l’on appelle lignes ou colonnes de détail, afin de n’afficher que les lignes ou colonnes de synthèse, c’est à dire les lignes ou les colonnes contenant les résultat d’un calcul.

Ce mode d’affichage est très pratique quand on utilise de gros tableaux. Il permet de masquer temporairement certaines lignes ou colonnes pour ne visualiser que celles qui vous intéressent.

Création d’un plan

La création d’un plan sur une feuille de calcul se fait automatiquement. Excel va créer le plan en se basant sur les lignes ou colonnes contenant des formules de calcul.

Les lignes ou colonnes contenant des formules de calculs seront considérées comme des lignes ou colonnes de synthèse.

Les lignes ou colonnes auxquelles se réfère la formule de calcul de la ligne ou colonne de synthèse, seront considérées comme des lignes ou colonnes de détail.

Dans le cas ou des lignes ou colonnes contiendraient des formules de calculs faisant elle-même référence à des lignes ou des colonnes contenant des formules de calcul, Excel va créer un deuxième niveau de plan.

Exemple :

=1er trim+2ème trim

2ème niveau de plan

=avril+mai+juin

= janvier+février+mars

1er niveau de plan

Pour créer un plan vous procèderez comme suit :

Cliquez sur une cellule quelconque du tableau

Choisir l’outil grouper

Cliquez sur plan automatique

L’écran va alors changer d’aspect, et de nouveaux symboles vont apparaître. Ces symboles vont vous permettre de gérer le mode plan qui vient d’être créé.

Le plan ainsi créé pourra être supprimé par le menu Données - grouper et créer un plan - effacer le plan.

Pour utiliser le mode plan, voir le chapitre suivant.

Utiliser le mode plan 

l’écran Excel se présente ensuite de la façon suivante :

Au dessus des en-têtes de colonne sont apparus les symboles du plan. Le tableau est pour l’instant présenté dans sa totalité.

A gauche  les niveaux de plan. Il en existe 3 dans notre cas.

Le niveau 3 permettra d’afficher la totalité du tableau

Les symboles situés au dessus des lignes d’en-tête représentent les liens qui existent entre les colonnes de synthèse et les colonnes de détail. Le symbole « - » permet de masquer les colonne de détail en cliquant dessus. Le symbole « + » permet d’afficher les colonnes de détail préalablement masquées.

La feuille de calcul s’imprimera telle qu’à l’écran.

PROTEGER DES DOCUMENTS

Protection des cellules

A/ Protection de toutes les cellules d’une feuille de calcul

Selon votre choix, il sera maintenant impossible de modifier le contenu ou le format des cellules de votre feuille de calcul.

Pour supprimer la protection cliquez sur l’outil Oter la protection de la feuille. Cette action n’est possible que si l’on connaît le mot de passe.

B/ Protection de certaines cellules d’une feuille de calcul

Utilisation d’une feuille de calcul partiellement protégée

Pour saisir des données sur un document dont certaines cellules sont protégées, il faut connaître l’emplacement des cellules non protégées.

Utilisez la touche « Tabulation » du clavier

Sélectionnez la cellule A1

Appuyez sur la touche « Tabulation » 

La sélection se déplace jusqu'à la première cellule non protégée.

Appuyez à nouveau sur la touche « Tabulation », la sélection se déplace sur la cellule non protégée suivante. etc...

Pour revenir sur la cellule non protégée précédente, on appuie simultanément sur les touches Ctrl - Tabulation

PROTEGER LE CLASSEUR

Cette commande permet de protéger la structure du classeur (contre des modifications dans l’ordre des feuilles, la suppression ou l’insertion de feuilles de calcul, etc.) et/ ou la modification des fenêtres (taille, position,…)

Pour activer cette protection, utilisez l’outil Protéger le classeur  option Protéger la structure et les fenêtres. Un mot de passe optionnel est demandé.

Pour désactiver cette protection, utilisez l’outil Protéger le classeur  et décochez l’option Protéger la structure et les fenêtres

PROTEGER VOTRE FICHIER

Pour interdire complètement l'accès à un fichier, il est possible de le verrouiller à l'aide d'un mot de passe. Cette protection peut éventuellement se combiner avec une protection des cellules. Ces deux modes de protection sont compatibles entre eux.

Pour supprimer ou modifier le mot de passe, procédez de la même façon.