Excel par l'exemple

Débuter et progresser sur Microsoft Excel à l'aide d'exercices aidés et corrigés, de guides pratiques, de trucs et astuces, d'un forum utilisateurs, etc.

EXCEL XP - Niveau 2

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FONCTIONS ET() & OU()La fonction ET()

La fonction OU()

TRIER DES DONNEES

Trier des données

B/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans l’ordre croissant des dates d’entrée dans l’entreprise

B/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans l’ordre décroissant des dates d’entrée dans l’entreprise

LE GROUPE DE TRAVAIL

Utiliser le groupe de travail

LIAISONS ET CONSOLIDATION

Liaison entre feuilles de calcul

Consolider des tableaux

Consolidation à l’aide d’une formule de calcul

Consolidation par le menu Données - consolider

LISTES PERSONNALISEES ET IMAGES

Utiliser des listes

Créer ses propres listes

Insérer des images

Insérer des images à partir d’un fichier connu

Insérer des images à partir d’une bibliothèque

Traitement de l’image insérée

LE MODE PLAN

Travailler en mode plan

Création d’un plan

Utiliser le mode plan

LES MACRO COMMANDES

Les Macro commandes

Construction d’une macro commande

Exécution des macros

Incorporation d'un bouton macro sur la feuille de calcul

PROTECTION DES DOCUMENTS

Protection des cellules

 

A/ Protection de toutes les cellules d’une feuille de calcul

B/ Protection de certaines cellules d’une feuille de calcul

C/ Utilisation d’une feuille de calcul partiellement protégée

Protection du classeur

Protection du fichier

 


 

 

FONCTIONS ET() & OU()


 

Les fonctions ET() et OU(), s'utilisent en combinaison avec la fonction SI().

 

La fonction SI() cherche à déterminer quelle action sera réalisée en fonction d'une condition (ou test) posée :

 

=SI(Condition;action si condition vérifiée;action si condition non vérifiée)

 

Les fonctions ET() et OU() vont être utilisées dans la condition (ou test) posée en fonction du résultat attendu

 

 

La fonction ET()

 

Les conditions posées dans le test de la fonction SI() seront multiples et pour que la réponse aux conditions soit "VRAI", il faudra quelles se vérifient toutes.

 

=SI(ET(Cond1;Cond2;...;CondN);action à réaliser si les N conditions sont satisfaites;action à réaliser si au moins une des conditions n'est pas satisfaite)

 

Exemple : On désire attribuer une ristourne de fin d'année de 2% aux clients qui remplissent les 2 conditions suivantes : être grossiste ET avoir acheté plus de 10 000 € de marchandises chez nous.

 

Nos clients sont répertoriés dans le tableau ci-dessous.

 

 

A

B

C

1

Nom du client

Type de client

Achats

2

EMELINE

Grossiste

6 700 €

3

ACQUIN

Détaillant

13 800 €

4

HENDOL

Grossiste

21 300 €

5

JUNEZ

Détaillant

5 950 €

 

On crée une colonne ristourne et on saisi dans cette colonne la formule suivante :

 

=SI(ET(type de client="grossiste";achats>10000);achats*2%;0)

 

Remarque : Cette formule peut être recopiée sur les lignes suivantes. On remarque que l'on utilise les nom des en-têtes de colonnes. Cette technique fonctionne indépendamment des fonctions SI(), ET() et OU().

 

 

A

B

C

D

1

Nom du client

Type de client

Achats

Ristourne

2

EMELINE

Grossiste

6 700 €

0 €

3

ACQUIN

Détaillant

13 800 €

0 €

4

HENDOL

Grossiste

21 300 €

426 €

5

JUNEZ

Détaillant

5 950 €

0 €

 

 

La fonction OU()

 

Les conditions posées seront multiples et pour que la réponse aux conditions soit "VRAI", il faudra que l'une au moins se vérifie.

 

=SI(OU(Cond1;Cond2;...;CondN);action à réaliser si au moins une des conditions est satisfaite;action à réaliser si aucune des conditions n'est satisfaite)

 

 

Exemple : Une entreprise souhaite verser une prime de fin d'année DE 100 € à ses représentants s'ils remplissent l'une OU l'autre des conditions suivantes :

*      Avoir plus de 5 ans d'ancienneté

*      Avoir réalisé plus d' 100 000 € de chiffre d'affaires.

 

Les représentants sont répertoriés dans le tableau suivant :

 

 

A

B

C

1

Nom du Représentant

Années

D'ancienneté

Chiffre

d'affaires

2

ARMAND

3

121 300

3

FLORA

6

99 700

4

NINIAN

7

101 600

5

SEBATI

1

75 700

 

On crée une colonne PRIME et on y construit la formule suivante :

de

=SI(OU(années d'ancienneté>5;chiffre d'affaires>100000);100;0)

 

Remarque : Cette formule peut être recopiée sur les lignes suivantes. On remarque que l'on utilise les nom des en-têtes de colonnes. Cette technique fonctionne indépendamment des fonctions SI(), ET() et OU().

 

 

A

B

C

D

1

Nom du Représentant

Années

D'ancienneté

Chiffre

d'affaires

Prime

2

ARMAND

3

121 300

100 €

3

FLORA

6

99 700

100 €

4

NINIAN

7

101 600

100 €

5

SEBATI

1

75 700

0 €

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TRIER DES DONNEES


 

Trier des données

 

 

Vous avez conçu, par exemple, un tableau dans Excel comportant une liste de noms, prénoms et date d’entrée dans l’entreprise.

 



Vous pouvez trier les données de ce tableau en fonction du (ou des critères) désirés.

 

Pour ce faire, vous allez utiliser les outils correspondants :

 

B/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans l’ordre croissant des dates d’entrée dans l’entreprise :

 

1)     Cliquer sur une cellule de la colonne comportant les dates d’entrée (cette cellule doit comporter des données),

2)     Cliquer sur le bouton  (tri croissant).

 

 

B/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans l’ordre décroissant des dates d’entrée dans l’entreprise :

 

1)     Cliquer sur une cellule de la colonne comportant les dates d’entrée (cette cellule doit comporter des données),

2)     Cliquer sur le bouton  (tri décroissant).


C/ Si le tri porte sur 2 critères ou plus

 

Pour opérer un tri alphabétique du tableau ci-dessus, on va être confronté au problème d'homonymie de deux salariés. Si l’on effectue un tri uniquement sur les noms de famille, VALOIR Alain restera positionné sous VALOIR Julien.

 

Pour trier en même temps sur le nom de famille et sur le prénom, il faut utiliser le menu Données – Trier.

On dispose alors de trois clés de tri(ou critères de tri) pour réorganiser le tableau.

 

 

Pour obtenir un classement alphabétique dans l’exemple ci-dessus, la première clé de trisera le nom de famille ; la seconde le prénom.

 

Pour effectuer un tri sur plusieurs critères :

 

1)     Cliquer sur une case quelconque du tableau

2)     Ouvrir le menu Données – Trier

3)     Dérouler la zone de liste pour sélectionner « Nom »

4)     Dérouler la zone de liste de la deuxième clé pour sélectionner « Prénom »

5)     Valider en cliquant sur OK

 

 

On peut déterminer également une 3ème clé dans le cas où il existerait des homonymes de nom et prénom et que l’on désirerait les classer par dated’entée.

 

Comment procède Excel ?

 

a)   Excel effectue d’abord le triselon la 1ère clé choisie. Ici sur le nom de famille.

b)   Ensuite il effectue une relecture de la colonnecontenant les noms de famille. S’il détecte deux ou plusieurs noms identiques, il va trier ces noms en fonctionde la 2ème clé choisie. Ici selon les prénoms qu’il va classer dans l’ordre alphabétique.

c)   Il en sera de même pour la 3ème clé.

 

Bien sûr, il est possible d’utiliser une seule clé. Par exemple pour obtenir un classement par dated’entrée, la 1ère et unique clé de tri sera la colonne « date d’entrée » contenant les dates d’entrée.

 

 

Options de tri

 

Pour modifier les options de tri on clique sur le bouton. La boîte de dialogue suivante s’ouvre :

 

 

Cette boîte permet de définir un autre ordre de trique l’ordre croissant ou décroissant. Pour cela, à la place de « Normal », Excel va nous proposer une liste d’ordres possibles. Ces ordres de tri sont ceux que l’on retrouve dans les listes incrémentées.

 

On choisi également dans cette boîte, le sens du tri :

 

·      Du haut vers le bas: le contenu des lignes reste solidaire et monte ou descend dans le tableau (option par défaut).

·      De la gauche vers la droite : le contenu des colonnes reste solidaire et se déplace vers la droite ou la gauche du tableau.


 

 

 

 

LE GROUPE DE TRAVAIL

 

 

 

 


 

Utiliser le groupede travail

 

 

Pour construire un tableau identique sur plusieurs feuilles de calcul, il est toujours possible d’utiliser les fonctions de recopie de cellules (copier - coller). Cependant, ce procédé ne permet pas de recopier la largeur des ligneset des colonnes, la mise en page, la protectiondes cellules etc..

 

On utilise alors une autre notion, celle du groupede travail.

 

Principe :

 

1)     On choisi la feuille sur laquelle on va travailler.

2)     On sélectionne dans le classeurles feuilles de calcul sur lesquelles le travail doit être effectué en cliquant sur leur onglet tout en tenant la touche Ctrl enfoncée.

 

Dès lors, dans la barre de titrede chaque feuilles'affiche à présent, le nom de la feuille suivi de la mention [Groupe de travail].

 

Toutes les actions (saisie, mise en forme, mise en page, impression, etc.) opérées sur la feuilleactive, seront automatiquement prises en compte sur les autres feuilles appartenant au groupede travail.

 

Pour quitter le groupe de travail, on active une feuille n’appartenant pas au groupe de travail, en cliquant sur son onglet.


Exemple :

 

Le directeur de la société Brico reçoit les résultats de la production de ses deux usines et désire regrouper ces données dans un tableau récapitulatif. Pour obtenir ce résultat, on va construire trois tableaux. un pour chacune des deux usines, et un troisième qui servira de récapitulatif. Ces trois tableaux, identiques, peuvent se construire en une seule fois.

 

Ouvrir un nouveau classeur et renommer les trois premières feuilles sous le nom :

 

·      Usine 1 pour la première,

·      Usine 2 pour la seconde,

·      Synthèse pour la troisième

 

Par défaut, une seule feuille du classeurest active, ce qui signifie que si l'on construit un tableau sur la feuille active, les autres feuilles du classeur resteront vierges. pour que le tableau que l'on construit dans une feuille se reproduise automatiquement et simultanément sur les deux autres feuilles, on va utiliser la notion de groupede travail.

 

Sélectionner les feuilles « Synthèse », « Usine 1 » et « Usine 2 » en cliquant sur leur onglet tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

 

Dans la barre de titrede chaque feuilles'affiche à présent, le nom de la feuille suivi de la mention [Groupe de travail]

 

Commencer à construire votre tableau dans la feuilleactive. On constate que les données saisies dans la feuilleSynthèse se répercutent automatiquement dans les feuilles Usine 1 et Usine 2

Quand les données communes aux trois tableaux ont été saisies (mise en page, mise en forme des cellules, etc...), il faut abandonner la notion de groupede travail. Pour cela il suffit de rendre activeune autre feuillesimplement en cliquant sur son onglet. La  mention [Groupe de travail] disparaît.

On peut donc maintenant saisir les données spécifiques aux feuilles Usine 1 et Usine 2.


 

 

 

 

LIAISONS ET CONSOLIDATION


 

 

Liaison entre feuilles de calcul

 

Pour obtenir sur une feuillede calcul des résultats utilisant des nombressaisis sur d’autres feuilles de calcul on va simplement construire une formulede calcul.

 

D’après l’exemple ci-dessus, on va construire une formule de calcul permettant de totaliser dans le tableau « Synthèse » les chiffres des usines 1 et 2.

 

Il n’est pas indispensable d’avoir construit ces tableaux par l’intermédiaire du groupede travail pour pouvoir réaliser la formulede calcul. De même, l’emplacementdes tableaux dans la feuille de calcul ne doit pas obligatoirement être la même.

 

 

Après saisie les tableaux se présentent sous la forme suivante :

 

feuillede calcul nommée Usine 1 :

 

 

feuillede calcul nommée Usine 2 :

 

 

feuillede calcul nommée Synthèse :

 

 


On va totaliser sur la feuille« Synthèse » les ventes de janvier pour les deux usines. On va procéder comme suit :

 

1)     Se positionner dans la cellule où devra apparaître le résultat. Il s’agit de la cellule C3 de la feuille « Synthèse ».

2)     Taper au clavier le signe « = ». Celui-ci s’affiche dans la barre de formule.

3)     Cliquer sur l’onglet de la feuille « Usine 1 ». Celle-ci s’affiche à l’écran.

4)     A l’aide de la souris, cliquer sur la cellule contenant les ventes de janvier pour l’usine 1. Il s’agit ici de la cellule C3.

 

Dans la barre de formule s’inscrit :

 

=USINE 1!C3

 

Excel indique le nom de la feuillede calcul et celui de la cellule auquel on désire se référer. On remarque qu’il s’agit d’une référence relative(voir Excel niveau1).

 

5)     On continue ensuite la construction de la formuleen tapant le signe « + ».

6)     Cliquer sur l’onglet de la feuille« Usine 2 ». Celle-ci s’affiche à l’écran.

7)     A l’aide de la souris, cliquer sur la cellule contenant les ventes de janvier pour l’usine 2. Il s’agit ici de la cellule C3.

 

Dans la barre de formules’inscrit :

 

=USINE 1!C3+ USINE 2!C3

 

On termine la formuleen appuyant sur la touche Entrée.

 

Ce calcul est dynamique, c’est à dire que les modifications qui seraient apportées dans la feuilleUsine 1 ou Usine 2, seraient automatiquement répercutées sur la feuille Synthèse.

 

Toutes les formulesde calcul d’Excel peuvent être utilisées selon ce principe (somme, moyenne, max, etc.).


Consolider des tableaux

 

 

Un moyen plus simple et plus rapide permet de totaliser dans un tableau de synthèse des nombrescontenus dans d’autres tableaux.

 

D’après l’exemple ci-dessous, on va consoliderdans le tableau « Synthèse » les chiffres des usines 1 et 2.

 

Après saisie les tableaux se présentent sous la forme suivante :

 

feuillede calcul nommée Usine 1 :

 

 

feuillede calcul nommée Usine 2 :

 

 

feuillede calcul nommée Synthèse :

 

 

 

 

 

 

Il s'agit à présent de consolider les données des deux feuilles "Usine 1" et "Usine 2" dans la feuille"Synthèse".

 


 

Consolidation à l’aide d’une formulede calcul

 

Il n’est pas indispensable d’avoir construit ces tableaux par l’intermédiaire du groupede travail pour procéder à une consolidation. Par contre, dans cette méthode, l’emplacementdes tableaux dans les différentes feuillesde calcul à consolider doit  être obligatoirement le même. De plus, les feuilles à consolider doivent se suivre dans le classeur.

 

La méthode de consolidationest la suivante :

 

a)   On se positionne dans la feuille « Synthèse », sur la cellule où la formule de calcul doit être construite (par exemple C3 « ventes de janvier).

b)   On clique sur l’outilsommeautomatique  de la barre d’outils.

c)   Parmi les onglets du classeur, on clique sur celui de la première feuilleà consolider.

d)   Sur la feuille(dans notre cas usine 1) on clique sur la cellule C3 contenant les ventes de janvier.

e)   Puis, en maintenant la touche  (majuscule) enfoncée, cliquer sur l’onglet de la dernière feuilleà consolider (dans notre exemple usine 2).

f)     Valider en appuyant sur la touche

 

Dans la barre de formuleapparaît alors :

 

=SOMME('Usine 1:Usine 2'!C3)

 

Cette formulepermet d’additionner toutes les cellules C3 des feuilles de calculs dont les onglets se trouvent entre la feuilleusine 1 et la feuille usine 2 (celles-ci incluses)

 

Cette formuleutilise des références relatives (voir Excel niveau1). Il est donc possible de recopiercette formule sur les autres cellules du tableau.

 

L’emplacementdes tableaux dans les différentes feuillesde calcul à consoliderdoit être obligatoirement le même. De plus, les feuilles à consolider doivent se suivre dans le classeur. La feuille de synthèse ne doit pas se trouver au milieu des feuilles à consolider dans le classeur. L’emplacement de la formulede calcul dans le tableau de synthèse n’a pas d’importance.


Consolidation par le menu Données - consolider

 

Il n’est pas indispensable d’avoir construit ces tableaux par l’intermédiaire du groupe de travail pour procéder à une consolidation. Dans cette méthode, l’emplacementdes tableaux dans les différentes feuillesde calcul à consolider ne doit pas être obligatoirement le même. De plus, l’ordre des feuilles à consolider dans le classeurn’a pas d’importance.

 

Dans l’exemple qui va suivre, le tableau de synthèse sera construit automatiquement. Il n’est donc pas nécessaire d’en élaborer la mise en forme à l’avance comme dans la méthode précédente.

 

 

La méthode de consolidation est la suivante :

 

 

1)     On va se positionner dans la feuille "Synthèse".

2)     On sélectionne la cellule à partir de laquelle le tableau sera construit.

3)     On choisi le menu Données - Consolider. La boîte suivante s'ouvre :

 

 

 

Par défaut c'est la fonction"SOMME" qui est sélectionnée dans la zone "Fonction". Il existe d’autres fonctions comme par exemple moyenne, max, min, ecart-type, etc..

En bas à gauche de la boîte de dialogue, les étiquettes « Lignedu haut » et « Colonnede gauche » sont inactives. Si on coche ces deux cases, le tableau sera construit avec le nom des colonnes (ici les mois) et le nom des lignes (ici les différents articles).

 

4)     Cliquer dans une cellule quelconque de la feuille« Usine 1 » pour la rendre active.

5)     Sélectionner à présent la plage de cellule B2:D5 comprenant les données de la feuille« Usine 1 » à consoliderdans la feuille « Synthèse », ainsi que les titres de ligneset de colonnes.

 

 


 

Dans la zone référence de la boîte de dialogue s'affiche alors :

 

 

 

 

Cliquer sur le bouton  pour valider. La zone choisie devient une « source » d’information de la feuille « Synthèse ». Elle s’ajoute dans le cadre« Référencessource ».

 

 

Répéter l'opération pour la feuille"Usine 2".

 

6)     Cliquer dans une cellule quelconque de la feuille « Usine 2 » pour la rendre active.

7)     Sélectionner à présent la plage de cellule B2:D5 contenant les données de la feuille « Usine 2 » à consoliderdans la feuille « Synthèse», ainsi que les titres de lignes et de colonnes. Il est intéressant de noter que la zone sélectionnée dans la feuille « usine 1 » est proposée par défaut.

 


Dans la zone référence de la boîte de dialogue s'affiche alors :

 

 

Cliquer sur le boutonpour valider. La zone choisie devient une « source » d’information de la feuille« Synthèse ». Elle s’ajoute dans le cadre« Référencessource ».

 

IMPORTANT :

 

1/ Avant de quitter la boîte de dialogue, il faut mettre une croix dans l'option « Lier aux données source » si l'on désire créer un lien dynamique entre la source et la feuillede synthèse. Attention, la création d’un lien dynamique va alourdir votre fichier. Il est parfois préférable de recommencer la consolidationpour mettre à jour les tableaux de grande taille.

 

2/ Cocher les cases « Lignes du Haut » et/ ou « Colonne de gauche » si vous avez inclus dans votre sélection les en têtes de colonnes et/ ou les en têtes de ligne.

 

 

Valider avec le bouton 

 

Si on demande un lien dynamique, la feuille« Synthèse » apparaît alors en mode plan

 

 

 

LISTES PERSONNALISEES ET IMAGES

 


 

Utiliser des listes

 

Il existe dans Excel des listes que l’on peut utiliser de la façon suivante :

 

Par exemple :

Dans les cellules suivantes apparaîtrons : « février » puis « mars » etc.

 

Le même principe fonctionne avec lundi, mardi, mercredi, etc.

 

NB : le format du mot saisi (majuscule, minuscule, première majuscule) sera repris, lors de la recopie, pour tous les éléments de la liste

 

 

Créer ses propres listes

 

Vous possédez une liste de noms que vous utilisez fréquemment. Vous pouvez la mémoriser de façon à la réutiliser ultérieurement.

4)     Quand la liste est entièrement saisie, cliquez sur le bouton « Ajouter » puis sur OK.

 

 

Votre liste est désormais utilisable en tapant n’importe quel élément de celle-ci dans une cellule.

 

Vous pourrez par la suite modifier cette liste en la sélectionnant dans la partie « Listes personnalisées » et en agissant dans la partie « Entrées de la liste ».

 

Insérer des images

 

Insérer des images à partir d’un fichier connu.

Si vous connaissez le nom et l’emplacement d’un fichier image, vous pouvez l’insérer en utilisant le menu « Insertion – image – à partir du fichier ».

 

Insérer des images à partir d’une bibliothèque.

Excel, votre ordinateur ou le web comporte un certain nombre d’images utilisables. Elles sont disponibles à partir d’une bibliothèque. On accède à cette bibliothèque par le menu « Insertion – image – images clipart » :

 

 

Vous pouvez affiner votre recherche à l’aide des options proposées.

 

NB : vous pouvez aller chercher des images vers d’autres sources en utilisant les liens proposés :

Traitement de l’image insérée

*      L’image insérée peut être déplacée à l’aide de la souris,

*      Elle peut être redimensionnée en agissant sur les angles avec la souris (comme pour redimensionner une fenêtre quelconque),

*      Sa bordure, sa couleur de fond, (etc.)  peuvent être modifiés ou supprimés à l’aide du menu « Format – objet ».

 

 

 

 

 

LE MODE PLAN

 


 

Travailler en mode plan

 

Le mode planpermet d’occulter, dans une feuillede calcul, les lignesou les colonnesque l’on appelle lignes ou colonnes de détail, afin de n’afficher que les lignes ou colonnes de synthèse, c’est à dire les lignes ou les colonnes contenant les résultat d’un calcul.

 

Ce mode d’affichage est très pratique quand on utilise de gros tableaux. Il permet de masquer temporairement certaines lignesou colonnespour ne visualiser que celles qui vous intéressent.

 

Création d’un plan

 

La création d’un plansur une feuillede calcul se fait automatiquement. Excel va créer le plan en se basant sur les lignes ou colonnescontenant des formules de calcul.

 

·      Les lignesou colonnescontenant des formules de calculs seront considérées comme des lignes ou colonnes de synthèse.

·      Les lignesou colonnesauxquelles se réfère la formulede calcul de la ligne ou colonne de synthèse, seront considérées comme des lignes ou colonnes de détail.

 

Dans le cas ou des lignes ou colonnescontiendraient des formulesde calculs faisant elle-même référence à des lignes ou des colonnes contenant des formules de calcul, Excel va créer un deuxième niveaue plan

 

Exemple :

 


Pour créer un planon procédera comme suit :

 

1)     Cliquer sur une cellule quelconque du tableau

2)     Choisir le menu Données - grouper et créer un plan - plan automatique

 

 

L’écran va alors changer d’aspect, et de nouveaux symbolesvont apparaître. Ces symboles vont vous permettre de gérer le mode planqui vient d’être créé.

 

Le planainsi créé pourra être supprimé par le menu Données - grouper et créer un plan - effacerle plan.

 

Pour utiliser le mode plan voir le chapitre suivant.

 

 

Utiliser le mode plan

 

l’écran Excel se présente ensuite de la façon suivante :

 

 

Au dessus des en-têtes de colonne sont apparus les symbolesdu plan. Le tableau est pour l’instant présenté dans sa totalité.

 

A gauche  les niveauxde plan. Il en existe 3 dans notre cas.

 

le niveau1 (s’obtient en cliquant sur le symbole 1) masquera tout sauf la colonnede synthèse contenant le total du semestre. Les colonnes janvier à juin, ainsi que les colonnes 1er et 2ème trimestre sont considérées comme des lignesde détail ayant permis d’obtenir le résultat du semestre.

 

 

le niveau 2 masquera les lignesde détail janvier à mars et avril à juin qui ont permis d’obtenir le total des trimestres. Le total du semestre sera affiché

 

 

Le niveau3 permettra d’afficher la totalité du tableau

 

 

 

 

Les symbolessitués au dessus des lignesd’en-tête représentent les liens qui existent entre les colonnes de synthèse et les colonnes de détail. Le symbole « - » permet de masquer les colonne de détail en cliquant dessus. Le symbole « + » permet d’afficher les colonnes de détail préalablement masquées.

 

La feuille de calcul s’imprimera telle qu’à l’écran.


 

LES MACRO COMMANDES


 

Les Macro commandes

 

Certaines opérations longues et répétitives que l'on pourrait avoir à faire sur une feuillede calcul peuvent être automatisées. Cette automatisation passe par la construction de macro commandes.  Une fois ces macros commandes réalisées, on demandera à Excel de les exécuter à chaque fois que nécessaire.

 

Construction d’une macrocommande

 

Une macrocommande est constitué par l'enregistrement d'une séquence d'actions habituellement réalisées au clavier ou à la souris. Pour construire la macro commande on va donc demander à Excel de mémoriser  un certain nombresd'actions.

 

Exemple :

 

On possède un tableau contenant une liste d’élèves. On désire pouvoir trierces élèves en fonctions de différents critères (alphabétique, moyenne, note de français d’anglais ou de math). Ces différents tri sont longs et fastidieux. On souhaite donc automatiser ces différentes opérations. Le tableau se présente comme ceci :

 


Afin d'automatiser les opérations de tri (voir les fonctions de tri page 7), on va construire des macrocommandes que l'on déclenchera au moment voulu.

On va maintenant effectuer toutes les actions qui seront ensuite exécutées automatiquement par la macro. Pour cela on va les enregistrer.

 

Dans la feuille, choisir le menu Outils - Macro - nouvelle macro. La boîte suivante s’ouvre :

 

 

 

Excel réclame un nom pour la macro (ne pas conserver le nom par défaut, ici Macro1). Ce nom doit être le plus explicite possible et ne comporter aucun espace. par exemple : tri_alpha. On peut également décrire de façon plus complète la macro commande que l’on va créer, en saisissant un commentaire dans la zone « Description ».

 

 

A partir de cet instant toutes les actions sur le logiciel seront enregistrées. Une nouvelle barre d’outils apparaît. Elle ne contient qu’un seul outil qui nous permettra d’arrêter l’enregistrement de la macrocommande.

 

 

3)     Cliquer dans le tableau Choisir le menu Données - trier

4)     Demander « NOM » comme première clé,

5)     Demander « Prénom » comme 2ème clé,

6)      Valider et constater le résultat

La séquence d'actions est terminée, cliquer sur l’outil  (ou utiliser le menu « Outils – Macro – Arrêter l’enregistrement »).


Exécution des macros

 

Pour déclencher une macrocommande il faut procéder comme suit :

1)     Choisir le menu Outils – Macro - Macros

2)     Dans la liste choisir la macrodésirée.

3)     Valider.

 

Il est possible de demander l’exécution de la macroen mode « pas à pas détaillé». Ce mode vous permettra de visualiser chacune des séquences de l’exécution de la macro. A utiliser en cas de mauvais fonctionnement de la macro.

 

Incorporation d'un bouton sur la feuille de calcul

 

Si l'on souhaite éviter de passer par le menu Outils - Macro, on peut installer sur la feuillede calcul, un boutonqui permettra, en cliquant dessus, de déclencher une macro commande définie par avance. Ce bouton n'apparaîtra pas à l'impressionsauf paramétrage préalable.

Vous pouvez affecter une macro à un bouton, à un objet dessiné ou à un contrôle graphique de votre feuille de calcul. Lorsque vous cliquez sur le bouton ou l'objet dessiné, votre macro s'exécute automatiquement.

1)     Afficher la barre d'outilFormulaires. Pour cela, pointer la flèchede la souris sur la barre d'outil standard, cliquer sur le boutondroit de la souris puis sur l'option « Formulaires »)

2)     Cliquer sur l’outil de la barre d’outils Formulaires

3)     Revenir sur la feuilleEXCEL. La souris à pris la forme d'une croix.

4)     Tracer un cadred'environ 2 cm de coté en faisant glisser la souris - lâcher

5)     Excel demande ensuite d'affecter à ce bouton l'une des macrocommandes préalablement définies, et ce, par l’intermédiaire d’une boîte de dialogue.

6)     Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisir la macropréalablement créée et valider (dans notre exemple on aura, dans la liste proposée, la macro tri_alpha).

7)     Cliquer dans le corps du bouton, effacer le texte "bouton 1" et écrire le texte de votre choix (exemple "Tri par Nom" ou "Tri alphabétique").

8)     Cliquer enfin à l'extérieur du bouton

 

Pour exécuterla macro « tri_alpha » il suffit à présent de cliquer sur le bouton

La taille et la mise en forme du boutonpeuvent être modifiés. Pour ce faire il faut préalablement le sélectionner en maintenant la touche Ctrl  enfoncée et en cliquant dessus.

 

NB : Les macros commandes peuvent être affectées à n'importe qu'elle image ou objetde la feuillede calcul (graphique, clipart, Wordart, dessinpaintbrush, etc..). Pour cela on incorpore l'objet souhaité sur la feuille de calcul, puis on utilise on clique sur l’objet avec le bouton droit de la souris et on choisi l’option « Affecter une Macro ». On choisi dans la liste la macrodésirée et on valide.

 

 

 

 

 

 

PROTECTION DES DOCUMENTS


 

Protection des cellules

 

A/ Protection de toutes les cellules d’une feuillede calcul

 

Par défaut, toutes les cellules de la feuillede calcul sont dans un état latent de protection. Cette protection peut être activée par le menu Outils - Protection.

 

1)     Sélectionner la feuilleà protéger.

2)     Choisir le menu Outils - Protection - protégera feuille.

3)     Saisir le mot de passe quelconque (par exemple : « secret »). Attention au respect des majuscules/minuscules.

4)     Confirmer le mot de passe.

 

Vous pouvez, outre protéger la modification du contenu des cellules, protéger également la mise en forme de vos tableaux en interdisant d’insérer, supprimer, modifier des colonnes et des lignes, etc.

Ce choix vous est offert dans la boîte de dialogue de protection où, par défaut, seules les options interdisant la modification du contenu sont activées :

 

 

Selon votre choix, il sera maintenant impossible de modifier le contenu ou le formatdes cellules de votre feuillede calcul.

 

Pour supprimerla protectionon choisi le menu Outils - Oter la protection de la feuille. Cette action n’est possible que si l’on connaît le mot de passe.


 

B/ Protection de certaines cellules d’une feuillede calcul

 

Si vous souhaitez protégercertaines cellules d’un document pour éviter un effacement intempestif, (par exemple les cellules contenant des formulesde calcul) et autoriser la saisie sur d’autres, il faut supprimerl'état de verrouillage latent sur les cellules qui seront autorisées en saisie.

 

1)     Sélectionner les cellules à déverrouiller.

2)     Choisir le menu Format - Cellule - onglet Protection.

3)     Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, ôter la croix devant l'option « Verrouillée » et valider. La protectionlatente de ces cellules est à présent supprimée.

4)     Activer la protectiondu document par le menu Outils - Protection - protéger la feuille.

 

C/ Utilisation d’une feuillede calcul partiellement protégée

 

Pour saisir des données sur un document dont certaines cellules sont protégées, il faut connaître l’emplacementdes cellules non protégées.

 

On utilise alors la touche « Tabulation » du clavier

 

1)     Sélectionner la cellule A1

2)     Appuyer sur la touche « Tabulation » 

3)     La sélectionse déplace jusqu'à la première cellule non protégée.

4)     Appuyer à nouveau sur la touche « Tabulation », la sélectionse déplace sur la cellule non protégée suivante. etc...

 

Pour revenir sur la cellule non protégée précédente, on appuie simultanément sur les touches Ctrl - Tabulation

 

 

Protection du classeur

 

Cette commande permet de protégerla structure du classeur(contre des modifications dans l’ordre des feuilles, la suppression ou l’insertion de feuilles de calcul, etc.) et/ ou la modification des fenêtres (taille, position,…)

 

Pour activer cette protection, on choisi le menu Outils - protection - protéger le classeur. Un mot de passe optionnel est demandé.

 

Pour désactiver cette protection, on choisi le menu Outils - protection - ôter la protection du classeur

 

Protection du fichier

 

Pour interdire complètement l'accès à un fichier, il est possible de le verrouiller à l'aide d'un mot de passe. Cette protectionpeut éventuellement se combiner avec une protection des cellules. Ces deux modes de protection sont compatibles entre eux.

 

1)     Choisir le menu Fichier - Enregistrer sous

2)     Cliquer sur le menu "Outils/ options générales" de la boîte.

3)     Sur la ligne "Mot de passe pour la lecture" et/ ou « Mot de passe pour la modification » taper votre mot de passe et valider.

4)     Excel vous demande ensuite de retaper votre mot de passe pour vérification

5)     Valider toutes les boîtes de dialogue pour enregistrer le fichier avec le mot de passe.

 

Pour supprimerou modifier le mot de passe, procéder de la même façon.