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Guide XP / 2003 - Niveau 3 |
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Il vous est possible d’incorporerdans un document des boutons qui permettront de filtrer une listeou de faire des choix.
Pour illustrer ces fonctions, vous prendrez un exemple de facture. Après construction, le document se présentera sous la forme ci-dessous. Chacune des optionsest détaillée dans les pages suivantes.
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La construction de ces boutons s’effectue à l’aide de la barre d’outils « Formulaires » que vous devez afficher. Pour afficher cette barre d’outils, cliquez sur le menu Affichage - Barre d’outils et cocherla case « Formulaires ». La barre d’outils suivante s’affiche :
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Les listes déroulantes sont des boutons que vous installez sur la feuillede calcul. Pour utiliser ces listes déroulantes, un certain nombrede paramètres sont nécessaires :
· Une plage de cellule contenant des informations. Ce sont ces informations que l’on retrouvera en déroulant la liste
· Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait dans la liste.
· Une formulede calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.
Vous allez commencer par construire une liste déroulante qui affichera la liste des clients de l’entreprise.
Il faut, au préalable, construire cette plage de cellules. Il est préférable, en termes d’organisation, de la construire sur une feuillede calcul séparée. Cette feuille sera appelée « Liste clients » et se présentera ainsi :
Le boutondoit être dessiné sur la feuillequi va contenir la trame de la facture. On va donc créer une nouvelle feuille de calcul que l’on appellera « Facture ».
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a) Cliquez sur l’onglet « Facture » b) Dans la barre d’outils « Formulaires », cliquez sur l’outil « zone de liste déroulante ». c) Le curseur prend la forme d’une petite croix fine. d) Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
Le bouton
aura cet aspect :
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En l’état, le boutonest inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut
· Le relier à une plage de cellules.
· Désigner la cellule liée
a) Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le l’objetbouton pour le sélectionner.
b) Cliquez sur le menu Format de contrôle.
c) La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
d) Cliquer dans la zone « Plage d’entrée ».
e) Cliquer sur l’onglet« Listes de clients »
f) Sélectionnez la plage de cellules contenant le nom des clients A2:A10. (cette plage peut être plus grande afin de prévoir la saisie de nouveaux clients).
g) Cliquez dans la zone « Cellule liée ».
h) Cliquez sur la cellule où s’inscrira le résultat du choix fait dans la liste(par exemple G1).
i) Validez en cliquant sur OK.
j) Cliquez en dehors du bouton.
En cliquant sur la flècheà droite du bouton, vous déroulez la listedes informations contenues dans la plage de cellules A1:A10 de la feuille« Liste des clients » :
Choisissez le nom désiré en cliquant dessus.
Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G1) sous la forme d’un nombre. Ce nombre est la positiondu nom choisi dans la liste :
· Si le premier nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 1
· Si le deuxième nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 2.
· etc.
Pour cela vous allez construire à l’endroit désiré une formulede calcul. Cette formule est la suivante :
=INDEX(tableau;no_lig;no_col)
· tableau est la plage de cellules sur laquelle la rechercheva porter.
· no_lign est le numéro de la lignede ce tableau où se trouve l’information désirée.
· no_col est le numéro de la colonnede ce tableau où se trouve l’information désirée.
Pour établir notre document, nous allons avoir besoin des coordonnées complètes du client (Nom, adresse). Nous allons construire les formulesde calcul nécessaires. La première formulede calcul que l’on va construire sur la feuille « Facture », va nous permettre d’afficher le nom du client choisi à l’aide de la liste déroulante.
La formuleva rechercher sur la feuille« Liste des clients », dans le tableau qui s’étend de la cellule A2 jusqu’à la cellule D10, l’information qui se trouve sur la ligne correspondant au nom du client (numéro inscrit en cellule G1) et dans la colonne1 (colonne A). La formule est la suivante :
=INDEX(‘Liste des clients’!A2:D10;$G$1;1)
De même, pour obtenir l’adresse du client, vous construisez la formule:
=INDEX(‘Liste des clients’!A2:D10;$G$1;2)
Seul changement, le numéro de la colonne où se trouve l’information. Il s’agit ici de la colonne 2.
Pour obtenir le code postal qui se trouve dans la troisième colonne du tableau, vous construisez la formule :
=INDEX(‘Liste des clients’!A2:D10;$G$1;3)
Quand la valeur en G1 change (par l’intermédiaire de la liste déroulante), le résultat affiché change aussi.
Les cases à cochersont des boutons que l’on installe sur la feuillede calcul. Pour utiliser ces cases à cocher, un certains nombrede paramètres sont nécessaires :
· Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait dans la case à cocher,
· Une formulede calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.
Vous allez construire une case à cocher qui donnera le choix entre facturer des frais de port ou non.
Le boutondoit être dessiné sur la feuillequi va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul « Facture ».préalablement créée.
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a) Cliquez sur l’onglet « Facture »
b)
Dans la barre d’outils
« Formulaires », cliquez sur l’outil « case à cocher»
c) Le curseur prend la forme d’une petite croix fine. d) Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracer un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
Le boutonaura cet aspect :
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En l’état, le boutonest inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut
· Désigner la cellule liée
· Lui donner un libellé.
Pour désigner la cellule liée :
a) Cliquez, avec le boutondroit de la souris, sur le l’objet bouton pour le sélectionner.
b) Cliquez sur le menu Format de contrôle.
c) La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
d) Cliquez dans la zone « Cellule liée ».
e) Cliquez sur la cellule où s’inscrira le résultat du choix fait dans la liste(par exemple G3).
f) Validez en cliquant sur OK.
g) Cliquez dans le bouton
h) Effacez« caseà cocher».
i) Ecrivez le nom du bouton (« facturer des frais de port » dans notre exemple).
j) Cliquez en dehors du bouton.
En cliquant sur le caseà gauche du bouton, on coche ou on décoche à volonté celle-ci. Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G3) sous la forme d’un message :
· Si la caseest cochée, s’inscrit dans la cellule G3 « VRAI ».
· Si la casen’est pas cochée, s’inscrit dans la cellule G3 « FAUX ».
Pour cela vous allez construire à l’endroit désiré une formulede calcul. Cette formule est la suivante :
=SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
· Test_logique est la lecture de la cellule G3.
· valeur_si_vrai est le résultat que la fonctiondoit afficher si « VRAI » est écrit en G3.
· valeur_si_faux est le résultat que la fonctiondoit afficher si « FAUX » est écrit EN G3.
Dans notre exemple, 50 € de frais de port seront facturés si la caseest cochée (et donc la valeur en G3 est « VRAI »). La formule, construite dans notre exemple en F21, est la suivante :
=SI(G3=VRAI;50;0)
Quand la valeur en G3 change (par l’intermédiaire de la caseà cocher), le résultat affiché change aussi.
Les cases à optionssont des boutons que l’on installe sur la feuillede calcul. Pour utiliser ces cases à options, un certain nombrede paramètres sont nécessaires :
· Créer au préalable une zone de groupedans laquelle sera dessiné la caseà options
· Une cellule liée où sera renvoyé le choix fait par l’intermédiaire des différentes cases à options.
· Une formulede calcul qui exploitera le résultat du choix contenu dans la cellule liée.
Nous allons construire
plusieurs cases à optionsqui
donneront le choix des cadeaux offerts aux clients
Le boutondoit être dessiné sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul « Facture ».préalablement créée.
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a) Cliquez sur l’onglet « Facture ».
b)
Dans la barre d’outils
« Formulaires »,
cliquer sur l’outil « zone de groupe c) Le curseur prend la forme d’une petite croix fine. d) Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracer un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
e)
Dans la barre d’outils
« Formulaires », cliquez sur l’outil « case à options» f) Le curseur prend la forme d’une petite croix fine. g) Amenez le curseur à dans la zone de groupeet tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
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Les deux boutons imbriqués auront cet aspect :
Pour notre exemple vous allez construire trois cases à optionsdans la zone de groupe. Chaque bouton doit être paramètré.
En l’état, le boutonest inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut
· Désigner la cellule liée
· Lui donner un libellé.
Pour changer le libellé de la zone de groupe
a) Cliquez, avec le boutondroit de la souris, sur le l’objetbouton pour le sélectionner.
b) Cliquez dans le bouton.
c) Effacez « case à options ».
d) Ecrivez le nom du bouton (« offerts » dans notre exemple).
e) Cliquez en dehors du bouton
a) Cliquez, avec le boutondroit de la souris, sur le l’objetbouton pour le sélectionner.
b) Cliquez sur le menu Format - Contrôle.
c) La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.
d) Cliquez dans la zone « Cellule liée ».
e) Cliquez sur la cellule où s’inscrira le résultat du choix fait dans la liste(par exemple G4).
f) Validez en cliquant sur OK.
g) Cliquez dans le bouton.
h) Effacez« caseà options».
i) Ecrivez le nom du bouton(« pas d’offerts » dans notre exemple).
j) Cliquez en dehors du bouton.
Dans notre exemple, vous utilisez 3 cases à options. Répétez l’opération pour les deux autres cases à options afin d’obtenir :
IMPORTANT
: Dans une même zone
de groupe,
toutes les cases à options
doivent posséder la même cellule liée
(G4 dans notre exemple).
En cliquant sur le caseà gauche du bouton, vous cochez ou on décochez à volonté celle-ci. On ne peut cocherqu’une seule case à option dans une même zone de groupe. Le résultat du choix va s’inscrire dans la cellule liée (G4) sous la forme d’un nombre
· Si la première case est cochée, s’inscrit dans la cellule G4 le nombre1.
· Si la deuxième caseest cochée, s’inscrit dans la cellule G4 le nombre2.
· Si la troisième caseest cochée, s’inscrit dans la cellule G4 le nombre 3.
· etc.
Pour cela on va construire à l’endroit désiré une formulede calcul. Cette formule est la suivante :
=SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
· Test_logique est la lecture de la cellule G4.
· valeur_si_vrai est le résultat que la fonction doit afficher si le nombre1 » est écrit en G4.
· valeur_si_faux est le résultat que la fonctiondoit afficher si le nombre1 n’est pas écrit EN G4.
Dans notre exemple, rien ne sera offert si la première caseest cochée (et donc la valeur en G4 est 1). Mais dans ce cas, il faut combiner une seconde fonction dans le cas ou la valeur en G4 n’est pas 1. La formule, construite dans notre exemple en C17, est la suivante :
=SI(G4=1;" ";SI(G4=2;"Boîte de disquette";"Tapis de souris"))
Quand la valeur en G4 change (par l’intermédiaire des cases à options), le résultat affiché change aussi.
ASTUCE :
Pour rendre une liste dynamique, c’est à dire capable d’évoluer dans le temps, il faut lui donner le nom « Base_de_données ». Cette liste devra être mise à jourpar l’intermédiaire du menu Données - Formulaires. Ce nom devra ensuite être utilisé dans les formulesde calcul faisant référence à cette liste.
Ainsi, toute modification de la liste par l’intermédiaire du menu Données – Formulaire, se répectutera automatiquement sur les feuilles de calcul qui en dépendent.
