Excel par l'exemple
trucs mise en forme, saisie, présentation

 


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Scinder 1 colonne en 2 (avec nom prénom par exemple)

Saisir des nombres au carré ou au cube
Cacher une feuille de classeur
Créer un lien automatique vers une autre zone de la feuille, une autre feuille, un autre classeur, un document word ou autre
Afficher des points de suite dans une cellule
Éviter les ressaisies
Afficher correctement les fractions
Corriger automatiquement les fautes de frappe et d'orthographe
Choisir la façon d'incrémenter des séries
Modifier visuellement les sauts de page
Retrouvez les raccourcis clavier...
Double clic sur le bouton "reproduire la mise en forme"
Fusionner des Cellules
Insérer l'heure ou le jour..
Incrémenter un seul nombre
Fermer tous les fichiers en une seule fois
Déplacer des cellules d'une feuille de calcul à une autre feuille du même classeur
Changer de feuille de calcul à l'aide d'un menu contextuel
Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules
Figer une formule dans la barre de formule
Forcer le retour à la ligne dans une cellule
Ouvrir Excel avec son propre modèle
Cumuler dans une cellule (A2) chaque valeur saisie dans une cellule (A1)
Calculer une partie de formule dans la barre de formule
Masquer le contenu d'une cellule
Mettre un contrôle de saisie sur des cellules
Pour conserver exactement le texte que l'on vient de saisir, sans qu'Excel prenne la liberté de le traduire "au mieux"
le double-clic magique sur le bouton de duplication d'une cellule
dans un classeur, passer rapidement d'un onglet à l'autre
pour passer rapidement d'un classeur à l'autre (lorsqu'il y en a plusieurs d'ouverts)
Créer ses propres listes (fonctionnant comme la liste janvier, février, mars,...)
pour ajuster automatiquement l'impression à une seule page en largeur et indéfinie en hauteur.

 

 


Scinder 1 colonne en 2 (avec nom prénom par exemple)

Vous possédez une colonne contenant le nom et le prénom d'une liste de personnes. Vous souhaitez créer 2 colonnes, une avec le nom, l'autre avec le prénom.

  • Commencez par insérer une colonne vide à droite de la colonne à scinder
  • Sélectionnez ensuite la colonne à scinder
  • Utilisez le menu "Données/ Convertir" et choisissez l'option "délimité"
  • Cochez l'option "espace" et validez.

Saisir des nombres au carré ou au cube

si vous souhaitez, par exemple, taper 122, écrivez 12 puis le code : ALT + 0178

Pour le cube tapez ALT + 0179


Cacher une feuille de classeur

Si vous souhaitez cacher une feuille de votre classeur, utilisez le menu "Format/feuille/masquer".

Pour la réafficher ensuite, utilisez le menu "Format/feuille/afficher"


Créer un lien automatique vers une autre zone de la feuille, une autre feuille, un autre classeur, un document word ou autre,

Tapez un texte quelquonque dans une cellule (par exemple : atteindre feuil2")
sélectionnez la cellule et allez dans le menu "Insertion/lien hypertexte
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre vous pouvez :

a) dans la première partie (en haut) indiquer le fichier à atteindre (autre classeur Excel, fichier word, etc.),
b) dans la deuxième partie (en bas) l'emplacement dans le classeur (nom de l'onglet, cellule ou
plage nommée) ou dans le fichier choisi (un signet pour word par exemple).

NB : Si vous souhaitez atteindre une zone dans le classeur actif, il est inutile de renseigner la 1ere zone de la boîte de dialogue.


Afficher des points de suite dans une cellule (un truc de Myriam BOSSARD)

Dans une liste ou une énumération, il est parfois nécessaire pour parfaire la présentation, d'ajouter des points de suite. Par exemple :

Article 1..............
Article 2...............
etc........................

Pour obtenir ce résultat, saisissez votre texte (ou vos chiffres) puis dans Format - Cellule - Nombre - Catégorie "personnalisée",
créez le format :

@*. (insère le nombre de points nécessaires à droite du texte dans la cellule).

ou bien

*.@ (insère le nombre de points nécessaires à gauche du texte dans la cellule).

 

le point peut être remplacé par un autre symbole de ponctuation.


Éviter les ressaisies

Lorsque vous saisissez les 3 premières lettres d'un mot ou d'une phrase, Excel vous propose automatiquement le terme en entier (à condition évidemment que ce terme soit présent dans les cellules précédentes). Il faut cependant taper obligatoirement au moins les 3 premières lettres et même d'avantage si les termes que vous avez déjà saisis commencent de la même façon (table, tableau, tabulation, etc...)

Pour accélérer la saisie, vous pouvez demander à Excel d'afficher les termes que vous avez déjà saisis sous la forme d'une liste déroulante. Pour cela, saisissez la première lettre du terme à saisir et appuyez simultanément sur les touches <Alt> et <Flèche vers le bas>. La liste apparaît, choisissez le terme qui vous intéresse et taper sur <Entrée>.

Un autre moyen consiste à utiliser le menu contextuel (qui s'obient en cliquant avec le bouton droit de la souris) et chosir l'option "liste de choix".

Attention : Ces 2 possibilités ne fonctionnent que si la cellule précédente est "non vide". Si vous voulez utiliser tout de même la liste de choix dans un tableau où vous devez laisser des lignes vides, plutôt que de sauter une ligne lors de la saisie, tapez un espace dans la cellule à laisser vide ! La liste de choix continuera ainsi de fonctionner


Corriger automatiquement les fautes de frappe et d'orthographe

Excel peut corriger automatiquement les fautes de frappe et d'orthographe à condition de spécifier auparavant un mot souvent mal tapé ou mal orthographié.

Dans le menu Outils, cliquez sur Correction automatique. La case à cocher Correction en cours de frappe doit être activée.

Placez-vous ensuite dans la zone Remplacer et tapez un mot que vous tapez ou orthographiez souvent de manière erronée (par exemple, anuité). Dans la zone Par, tapez le mot correctement orthographié (par exemple, tapez annuité). Cliquez sur Ajouter pour valider le mot.

Retrouvez les raccourcis clavier...

Retrouver les raccourcis clavier : 

Avec Excel 5, utiliser l'assistant conseil ! Je ne vais pas énumérer ici tous les raccourcis claviers. Le meilleur moyen de retrouver les raccourcis clavier et d'autres astuces est d'utiliser l'assistant conseil (sans être obliger de le laisser en permanence)
Avec Excel 97, il faut utiliser la bébête (c'est à dire le compagnon Office) que je trouve moins efficace en l'occurrence que l'assistant conseil. Vous pouvez également saisir "raccourci' dans la boite du compagnon Office (la bébête) et cliquer sur "Rechercher"

Évident, mais encore faut il y penser et le mettre en oeuvre !


Double clic sur le bouton "reproduire la mise en forme"

Ordinairement, lorsque l'on veut reproduire la mise en forme d'une cellule sur une autre on procède de la façon suivante :

a) on sélectionne la cellule dont on souhaite reproduire la mise en forme,
b) on clique sur l'outil de mise en forme (pinceau),
c) on sélectionne la cellule (ou plage de cellule) sur la quelle on désire reproduire la mise en forme de la cellule de départ.

Ce procédé n'est utilisable que pour une seule destination à la fois. Si l'on veut reproduire la mise en forme de la cellule de départ sur plusieurs cellules (ou plages de cellules) distinctes, il faut recommencer l'opération à chaque fois. pour éviter cela il suffit d'effectuer un Double clic sur le bouton "reproduire la mise en forme" :

le bouton reste sélectionné pour permettre de copier les formats dans plusieurs plages.

Attention : l'outil reste actif tant que l'on a pas cliqué à nouveau dessus.


Fusionner des Cellules

pour centrer sur plusieurs colonnes sans utiliser [fusion-cellules] ...(qui cause bien du souci lorsqu'on veut insérer une nouvelle colonne ! ) :

il suffit de placer son texte dans la première cellule à droite de la sélection sur laquelle on désire voir le titre centré puis:
format-cellule
..alignement
....horizontal
.....centré sur plusieurs colonnes.

Je recommande même de dévier le bouton [Fusion-cellules] sur une macro du classeur perso qui centre sur plusieurs colonnes et qui est la suivante :

'---------------------------------------------------
	Sub CentreSurPlusieursColonnes()
' Macro enregistrée le 17/03/99 par JMS
    With Selection
        .HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection
        .VerticalAlignment = xlCenter
        .WrapText = False
        .Orientation = 0
        .ShrinkToFit = False
        .MergeCells = False
    End With
End Sub


Insérer l'heure ou le jour..

Insérer l'heure : CTRL : (Touche "Contrôle" + "double point" )
Insérer la date du jour :
CTRL ; (Touche "Contrôle" + " point virgule" )


Incrémenter un seul nombre

Incrémenter un seul nombre: CTRL + faire glisse la poignée de recopie (Coin inférieur droit de la sélection)


Fermer tous les fichiers en une seule fois

Maintenir la touche MAJ enfoncée tout en utilisant le menu Fichier. L'option "Fermer tout" s'affiche à la place de la fonction "Fermer".


Déplacer des cellules d'une feuille de calcul à une autre feuille du même classeur

Au préalable créer une nouvelle fenêtre à l'aide du menu "Fenêtre-nouvelle fenêtre
Puis, afficher les deux fenêtres à l'aide du menu "Fenêtre-Réorganiser..."
Dans une fenêtre selectionner la feuille de calcul de départ et dans l'autre fenêtre la feuille de calcul d'arrivée
Selectionner les cellules à déplacer sur la feuille de départ,
Faire glisser la sélection vers l'onglet de la feuille recevant la copie en maintenant la touche ALT enfoncée
.


Changer de feuille de calcul à l'aide d'un menu contextuel

Placez vos feuilles (onglets) en ordre alphabétique pour faciliter la navigation entre elles. En cliquant sur le bouton droit de la souris alors que le pointeur est situé sur les flèches de navigation entre les feuilles, la liste de ces dernières vous est offerte en menu contextuel.

 


Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules

Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules (valeur ou formule), sélectionnez la plage, inscrivez votre entrée et cliquez "Ctrl+Retour".



Figer une formule dans la barre de formule

Sélectionner la formule dans la barre de formule, puis taper sur la touche F9. La formule sera remplacée par son résultat.


Forcer le retour à la ligne dans une cellule

Pour forcer le retour à la ligne dans une cellule sans utiliser le menu "Format-Cellule-Alignement, appuyer sur la combinaison de touches ALT+Entrée à l'endroit désiré.


Afficher correctement des fractions

Si vous saisissez dans une cellule la fraction 1/5, Excel affichera 1er mai !. pour afficher correctement votre fraction, il faut ajouter devant votre saisie une 0 (zéro) suivi d'un espace. Par exemple, pour saisir 1/5 et qu'excel ne le prenne pas pour une date , il suffit de saisir 0 1/5 (1/5 s'affiche)


Ouvrir Excel avec son propre modèle

Enregistrer votre modèle (Type de fichier modèle) sous le nom "Classeur" dans le sous répertoire Xlouvrir d'Excel ou d'Office.
(Modifier le style, le nombre de feuilles, etc. de votre modèle, afin d'obtenir un classeur par défaut tel que vous le souhaitez)


Cumuler dans une cellule (A2) chaque valeur saisie dans une cellule (A1)

Exemple : Je saisi le chiffre 2 dans la cellule A1, en A2 apparaît 2, puis je saisi le chiffre 5 dans A1 en A2 apparaît 7. 
Pour obtenir ce résultat :

a) utiliser le menu "Outils-Options", choisir l'onglet Calcul. Puis, cocher la case Itération et mettre le nombre d'itérations à 1 et l'intervalle maximum à 1. Désactiver le calcul automatique.
b) en A2, saisir la formule =A1+A2
c) Après chaque modification de A1 Faire F9 pour calculer.

(Attention, pensez à rétablir les modifications des options (Itérations et mode de calcul))


Calculer une partie de formule dans la barre de formule

Vous voulez vérifier une partie d'une formule de calcul que vous avez construit en affichant son résultat (par exemple dans la formule : =SOMME(A1:B2)+SOMME(C4:D12) vous voulez connaître le résultat de "SOMME(A1:B2)").

a) Sélectionnez cette partie de la formule dans la barre de formule et appuyez sur la touche F9. La partie sélectionnée sera remplacée par sa valeur. 
b) Appuyer sur Ctrl Z (annuler) pour afficher à nouveau la formule à la place de la valeur.


Masquer le contenu d'une cellule

Appliquer le format personnalisé ";;;" ou choisir une police de texte de même couleur que le fond de la cellule (blanc si la cellule apparaît en blanc!).
A noter que le contenu est affiché dans la barre de formule ( pour ne pas l'afficher, décocher l'option "Barre de formule" du menu Affichage).


Mettre un contrôle de saisie sur des cellules

(Excel 97)
Choisir la (ou les) cellule(s) sur la(les)quelle(s) vous voulez faire un contrôle.
Puis dans le menu \Données\Validation, saisissez le contrôle que vous voulez effectuer.
(vous pouvez également saisir un commentaire et un texte de message)


Pour conserver exactement le texte que l'on vient de saisir, sans qu'Excel prenne la liberté de le traduire "au mieux"

Pour conserver exactement le texte que l'on vient de saisir, sans qu'Excel prenne la liberté de le traduire "au mieux...", il suffit simplement de placer le caractère ' (apostrophe) en tête.

exemple :
- si on veut écrire 1/10 Excel traduit en 01-oct.
- si l'on maintient son désir de voir apparaître 1/10, il faut écrire '1/10 , (avec un apostrophe comme 1er caractère) et là, Excel s'incline...

remarque : si l'on veut utiliser des fraction, il faut taper 0 1/10 et là; on peut, en plus, faire des calculs (précision que m'a communiquée l'internaute C. Ferlet...)


le double-clic magique sur le bouton de duplication d'une cellule

Lorsqu'apparaît la croix, plutôt que tirer laborieusement la formule vers le bas, il suffit de double-cliquer dessus. La formule se duplique alors jusqu'à la dernière cellule, à condition qu'il y ait des données sur la colonne de droite ou de gauche.

exemple avec un calcul d'âge (dont la formule est apparente) >>>> il suffit de double-cliquer sur la croix noire (1ère figure) pour que la formule se duplique jusqu'en B14 (2ème figure).


dans un classeur, passer rapidement d'un onglet à l'autre

dans un classeur, passer rapidement d'un onglet à l'autre :

+ (ou Pg AR)

ou + (ou Pg AV)

pour passer rapidement d'un classeur à l'autre (lorsqu'il y en a plusieurs d'ouverts)

+ dans un sens

++ dans l'autre sens


Créer ses propres listes (fonctionnant comme la liste janvier, février, mars,...)

Utiliser des listes

Il existe dans Excel des listes que l'on peut utiliser de la façon suivante :
Par exemple : Ecrivez " Janvier " dans une cellule et validez
Selectionnez cette cellule
A l'aide de la poignée de recopie (en bas à droite de la cellule) tirez vers la droite (ou vers le bas)
Dans les cellules suivantes apparaitrons : " février " puis " mars " etc.

Le même principe fonctionne avec lundi, mardi, mercredi, etc.

NB : le format du mot saisi (majuscule, minuscule, première majuscule) sera repris, lors de la recopie, pour tous les éléments de la liste

 

Créer ses propres listes

Vous possédez une liste de noms que vous utilisez frequemment.Vous pouvez la mémoriser de façon à la réutiliser ultérieurement.

a) Utilisez le menu " Outils - options " et choisissez l'onglet " Listes pers. ",
b) Dans la zone " Listes personnalisées " cliquez sur " Nouvelle liste ",
c) Dans la zone " Entrées de la liste " saisissez les éléments de votre liste en tapant sur la touche " Entrée " après chaque élément ,
d) Quand la liste est entièrement saisie, cliquez sur le bouton " Ajouter " puis sur OK.

Votre liste est désormais utilisable en tapant n'importe quel élément de celle-ci dans une cellule.

Vous pourrez par la suite modifier cette liste en la sélectionnant dans la partie " Lstes personnalisées " et en agissant dans la partie " Entrées de la liste ".


pour ajuster automatiquement l'impression à une seule page en largeur et indéfinie en hauteur.

Pour ajuster automatiquement l'impression sur 1 page en largeur, en laissant libre le nombre de pages en hauteur (par exemple pour imprimer une longue liste d'informations).

Fichier
Mise en Page - onglet Page

Ajuster à page en largeur sur en hauteur.  


Choisir la façon d'incrémenter des séries

Dans Excel, il est possible de recopier des données en les incrémentant. Exemple : vous écrivez "lundi" dans une cellule, vous sélectionnez la poignée de recopie (en bas à droite de la cellule), vous cliquez-glissez vers la droite ou vers le bas avec le bouton gauche de la souris et dans les cellules suivantes s'écrira automatiquement : mardi, mercredi, jeudi, etc.

Cette astuces fonctionne avec les jours, les mois et toute autre série que vous aurez créé vous même (voir comment créer une série dans le manuel Excel niveau 2).

Vous pouvez également choisir ce que vous voulez incrémenter (valeurs, jours ouvrés, format, etc). pour cela, au lieu d'effectuer le cliqué-glissé avec le bouton gauche de la souris, vous utiliserez le bouton droit. De cette façon vous obtiendrez un menu contextuel (voir ci contre).

Le menu illustré ci contre a été obtenu en voulant incrémenter une date. On voit que l'on peut incrémenter les jours, les jours ouvrésles mois, mais aussi le format ou la date elle-même.


Modifier visuellement un saut de page

Quand une feuille de calcul doit s'imprimer sur plusieurs pages, on peut choisir l'endroit où les sauts de page vont s'effectuer. Pour cela sélectionne la ligne (ou la colonne) où l'on souhaite insérer le saut de page et on utilise le menu Insertion-Saut de page (Même opération pour supprimer le saut de page, le menu aura changé en Insertion-supprimer le saut de page).

Il est possible (dans Excel 97) de visualiser ces sauts de page. Pour cela, utiliser le menu Affichage-aperçu des sauts de page. Dans cet écran, qui visualise également la découpe des pages, il sera alors possible de déplacer ces sauts de page (matérialisés par une ligne bleue) en les faisant glisser à l'aide de la souris.